Liste de contrôle des documents du vendeur
Préparer les documents avant de trouver un acheteur peut éviter des retards au moment de la signature.
Pour vendre un logement à España, on vérifie généralement l'identité, le titre de propriété, les informations du Registre, la référence cadastrale, l'IBI, la copropriété, l'efficacité énergétique et les éventuelles charges. Mais il n'existe pas de dossier identique pour tous les biens immobiliers : les documents supplémentaires dépendent de la communauté autonome, de la commune, de l'ancienneté, du régime de protection, de l'occupation, de l'hypothèque et de la situation juridique du logement.
Un vendeur devrait préparer au minimum sa pièce d'identité, le titre en vertu duquel il a acquis le logement, les données nécessaires pour vérifier la situation au registre, la référence cadastrale et généralement le dernier reçu de IBI. Si le logement appartient à une copropriété il faudra vérifier la situation des charges et les documents exigibles relatifs aux dettes. Pour les biens immobiliers relevant de la réglementation sur l' efficacité énergétique, il doit exister un certificat de performance énergétique dûment enregistré. S'il existe une hypothèque, des locataires, des occupants, un logement social protégé (VPO), des divergences de surface, des travaux, un certificat d'habitabilité, une ITE/IEE ou d'autres exigences territoriales, le dossier devra être complété. La liste exacte doit être finalisée pour le bien concerné avant la signature de l'acte.
Identité
DNI ou passeport en cours de validité et, le cas échéant, justificatifs de représentation.
Titre de propriété
Acte notarié, attribution successorale ou autre titre expliquant comment le vendeur a acquis le bien.
Registre
Informations à jour permettant de vérifier les titulaires inscrits, les hypothèques, les saisies et autres charges.
Efficacité énergétique
Certificat enregistré et étiquette lorsque le logement relève de la réglementation applicable.
Checklist principale
Les documents à organiser avant de mettre le logement en vente
Ce tableau sert de guide de préparation. « Habituel » ne signifie pas que le vendeur deba doive fournir personnellement le même document dans toutes les opérations : le notaire, le Registre, le Catastro ou les administrations peuvent obtenir directement une partie des informations.
| Document ou information | Utilité | Quand est-ce pertinent ? | Observation importante |
|---|---|---|---|
|
DNI, passeport ou pièce d'identité valide Basique |
Permet d'identifier les personnes qui vendent et de vérifier leur capacité à conclure l'opération. | Pour toute vente immobilière. | Si une personne agit par l'intermédiaire d'un représentant, une représentation suffisante doit également être justifiée. |
|
Titre de propriété Basique |
Explique comment le vendeur a acquis le bien et permet de vérifier la propriété et les antécédents. | Pour toute vente. | Il peut s’agir d’un acte d’achat, d’une attribution successorale, d’une donation, d’une décision ou d’un autre titre valable. |
|
Informations du registre à jour Fortement recommandé |
Permet de vérifier le bien, les titulaires, les droits inscrits, les hypothèques, les saisies, les interdictions et autres limitations. | Avant de s’engager dans la vente, puis à nouveau à l’approche de la signature de l’acte. | L’extrait simple a une valeur informative. Le notaire demande des informations préalables au registre afin de formaliser la vente. |
|
Référence cadastrale Information obligatoire |
Identifie officiellement le bien au Catastro et permet de rattacher l’opération au bien concerné. | Dans les documents et l’acte immobilier. | Elle peut figurer sur l’avis d’IBI, le certificat cadastral et d’autres documents. |
|
Dernier avis ou informations relatifs à l’IBI Résidence principale |
Facilite l’obtention de la référence cadastrale et les vérifications liées à l’impôt municipal. | Notamment lors de la préparation de l’acte. | Le notaire effectue des vérifications liées à la référence cadastrale et aux éventuels montants impayés. |
|
Certificat des dettes envers la copropriété S’il existe une copropriété |
Informe des charges impayées envers la copropriété. | Logements ou locaux soumis au régime de copropriété horizontale applicable. | Dans le cadre de la loi nationale sur la copropriété horizontale, le cédant doit déclarer sa situation d’endettement et fournir un certificat, sauf dispense expresse de l’acquéreur. |
|
Certificat de performance énergétique enregistré Lorsqu’il est exigible |
Informe sur la classification énergétique du bien. | Logements et bâtiments relevant du champ d’application du décret royal 390/2021, à l’exception des exclusions prévues. | La classification doit figurer dans la publicité et, lors de la vente d’un bâtiment existant, une copie du certificat enregistré et de l’étiquette est annexée au contrat. |
|
Documents relatifs à l’hypothèque ou à la charge Si elle existe |
Permet de coordonner la mainlevée financière et, le cas échéant, la radiation au registre. | Lorsqu’une hypothèque ou une autre charge est inscrite et qu’elle doit être deba résolue pour vendre. | Le fait d’avoir fini de rembourser un prêt ne supprime pas automatiquement l’inscription hypothécaire du Registre. |
|
Informations sur les locataires ou occupants Selon la situation |
Permet de savoir qui occupe le logement et à quel titre. | Si le logement est loué, mis à disposition, occupé ou n’est pas livré libre. | Le vendeur doit informer correctement sur le statut d’occupation ; les effets d’un bail nécessitent une analyse spécifique. |
|
Certificat d’habitabilité Territorial |
Atteste des conditions fixées par la réglementation territoriale applicable. | Uniquement lorsque la communauté autonome l’exige pour cette transmission. | Il ne doit pas être présenté comme une exigence universelle au niveau national. |
|
ITE, IEE ou document équivalent Territorial |
Peut renseigner sur les inspections ou l’évaluation des bâtiments d’un certain âge. | Selon le bâtiment, son ancienneté et la réglementation autonome ou locale. | L’obligation et le document précis doivent être vérifiés dans la juridiction concernée. |
|
Documents VPO Spécial |
Permet de vérifier les limitations, le prix maximum, les autorisations ou les conditions de transmission. | Lorsque le logement reste soumis à un régime de protection. | Il ne doit pas être vendu comme un logement libre sans avoir préalablement vérifié la validité de ses limitations. |
1 · Vendeur et titularité
Il faut d’abord démontrer qui vend et pourquoi cette personne peut vendre
L’acte notarié ne commence pas par le logement, mais par les personnes qui interviennent. Le notaire vérifie l’identité, la capacité et la qualité pour agir du vendeur et examine le titre par lequel celui-ci a acquis la propriété.
- DNI ou passeport en cours de validité de chaque vendeur.
- NIE/NIF, le cas échéant dans le cadre de l’opération.
- Titre d’acquisition de la propriété.
- Procuration suffisante si un représentant signe.
- Documents sociaux et représentation si le vendeur est une personne morale.
- Situation matrimoniale ou familiale lorsqu’elle peut affecter le consentement à la cession.
Si le bien est toujours inscrit au nom d’une personne décédée, d’une société dissoute, d’un ancien conjoint, ou s’il existe une chaîne de titres en attente d’inscription, la situation doit être régularisée avant de traiter la vente comme une cession ordinaire.
2 · Registre de la propriété
La note simple permet de détecter les problèmes avant que l’acheteur ne les découvre
Le site du Collège des registrateurs indique que la note simple informe de l’identification du bien, des titulaires des droits inscrits, de l’étendue et de la nature de ces droits ainsi que de leurs limitations.
Propriété
Vérifiez que les personnes qui vont vendre correspondent aux titulaires ou qu’il existe un titre permettant de régulariser la situation.
Charges
Hypothèques, saisies, usufruits, interdictions de disposer, servitudes ou autres droits peuvent affecter l’opération.
Mise à jour
Une note ancienne ne prouve pas que la situation est restée inchangée. Les informations doivent être vérifiées à l’approche de l’opération.
La note simple a une valeur purement informative et ne fait pas foi du contenu des inscriptions. Pour l’acte, le notaire demande également des informations du registre préalables et actualisées directement auprès du Registre.
3 · Cadastre et IBI
La référence cadastrale, l’acte et le Registre doivent identifier le même bien
La référence cadastrale est l’identifiant officiel du bien immobilier au Cadastre et doit figurer dans les documents immobiliers prévus par la loi. Lors d’une vente immobilière, le vendeur et l’acheteur font partie des personnes tenues de la fournir, bien qu’il suffise que l’une des personnes tenues le fasse.
- Identifier la référence cadastrale correcte.
- Préparer le dernier reçu d’IBI disponible.
- Vérifier l’adresse, l’usage et les surfaces déclarées.
- Comparer le Catastro avec l’acte notarié et le Registre.
- Identifier les extensions, annexes ou éléments non concordants.
Le Catastro et le Registre remplissent des fonctions différentes. Si les mètres carrés, la géométrie, les annexes ou la description ne concordent pas, il faut déterminer l’origine de la différence. Il ne faut pas non plus en déduire qu’un ouvrage est légal au regard de l’urbanisme uniquement parce qu’il apparaît au Catastro ou au Registre.
4 · Copropriété
Les charges impayées doivent être régularisées avant de considérer le dossier comme complet
Lorsque le logement est soumis au régime étatique de la copropriété, la loi 49/1960 exige que le cédant déclare dans l’acte s’il est à jour dans le paiement des charges générales ou quels montants il doit.
Certificat
Dans le régime étatique, le vendeur fournit un certificat relatif à l’état des dettes, sauf si l’acheteur l’en dispense expressément.
Appels de fonds
Il est recommandé de connaître les accords et appels de fonds importants, même si la question financière finale dépend du moment, de l’accord et du contrat.
Droit territorial
S’il existe un régime civil régional propre applicable à la copropriété, il convient de vérifier sa documentation spécifique.
La documentation de copropriété sert précisément à connaître la situation financière avant la signature. Une dispense documentaire ne doit pas être utilisée comme substitut à une vérification consciente.
5 · Certificat énergétique
Le certificat énergétique est préparé avant l’acte notarié : il concerne même la publicité
Le Décret royal 390/2021 inclut dans son champ d’application, sous réserve des exceptions prévues par la norme elle-même, les bâtiments ou parties de bâtiments existants qui sont vendus.
- Vérifier si le bien est soumis à certification.
- Disposer d’un certificat valide.
- Vérifier son enregistrement auprès de l’autorité compétente.
- Utiliser l’étiquette énergétique correspondante.
- Inclure la classification dans les offres, la promotion et la publicité.
- Joindre au contrat de vente la documentation prévue par la loi.
Ce qui est remis pour un logement existant
Lorsqu’un logement existant relevant du champ d’application de la norme est vendu, le contrat de vente doit être accompagné d’une copie du certificat de performance énergétique dûment enregistré et de son étiquette.
Il existe des exclusions spécifiques à l’article 3 du Décret royal 390/2021 ; elles ne doivent être ni ignorées ni étendues par analogie.
6 · Hypothèque et autres charges
Rembourser le prêt et radier l’hypothèque du Registre sont deux choses différentes
Avant de vendre, il convient de vérifier si l’hypothèque reste financièrement impayée, si elle est remboursée mais demeure inscrite, ou si elle sera radiée simultanément à la vente.
Dette restante
S’il reste un solde, il faut coordonner avec l’établissement la manière dont il sera éteint financièrement lors de la conclusion de la vente.
Prêt déjà remboursé
Banco de España indique que le certificat de dette zéro atteste que l’hypothèque a été intégralement remboursée et que l’établissement doit le délivrer gratuituitement.
Radiation au Registre
Après la radiation financière, il existe des démarches notariales, fiscales et d'enregistrement afin de supprimer la charge inscrite au Registre.
7 · Locations et occupation
Le dossier documentaire doit préciser qui est en possession du logement
Dans l'acte, le vendeur doit déclarer si le logement est libre de locations et d'occupants ou, dans le cas contraire, identifier qui occupe le bien immobilier et à quel titre.
- Confirmer si le logement sera remis libre et vacant.
- Identifier les contrats de location existants.
- Conserver les contrats et les modifications pertinentes.
- Identifier les autres droits ou titres d'occupation.
- Ne pas promettre une remise libre s'il existe une situation juridique à résoudre.
L'existence d'une location peut affecter le calendrier, l'acheteur, la possession et d'autres droits. Son traitement spécifique doit être examiné conformément à la réglementation applicable et au contrat concerné.
8 · Documents régionaux et municipaux
L'adresse du logement peut impliquer des documents qui n'existent pas dans toute España
Le Notariat avertit expressément que certaines communautés autonomes exigent un certificat d'habitabilité et que, dans les immeubles d'une certaine ancienneté, il peut exister des obligations liées à l'inspection technique. La documentation urbanistique et relative au logement peut également dépendre de la localité.
Habitabilité
Vérifiez si la communauté autonome exige un certificat d'habitabilité en vigueur ou un autre document équivalent pour la transmission.
ITE / IEE
L'ancienneté du bâtiment et la réglementation territoriale peuvent exiger des informations sur les inspections ou l'évaluation du bâtiment.
Logement protégé
Il peut exister un prix maximum, une autorisation, un visa, des droits d'acquisition préférentiel ou d’autres limitations tant que le régime reste en vigueur.
Urbanisme
Des travaux, extensions ou différences d’usage peuvent nécessiter des documents, des autorisations, déclarations ou vérifications municipales supplémentaires.
N’utilisez pas la liste des documents d’une vente à Madrid, Cataluña, Andalucía, aux Baléares ou dans toute autre communauté comme étant automatiquement valable dans le reste de España. Pour les documents relatifs au logement, à l’habitabilité, à l’inspection et à l’urbanisme, il convient d’identifier la communauté autonome et, le cas échéant, la commune.
Ordre recommandé
N’attendez pas le jour de la signature chez le notaire pour constituer le dossier
Le titre de propriété, l’identité, le Registre, le Cadastre et le certificat énergétique permettent de détecter les problèmes de base et de publier l’annonce correctement.
Vérifier le prêt hypothécaire, la copropriété, l’occupation, le logement VPO, les divergences et les documents territoriaux pertinents.
Mettre à jour les informations du Registre, les certificats, la situation des paiements, les procurations et les documents qui doivedebant être en vigueur le jour de la signature.
Conserver l’acte et les justificatifs pour les impôts, les radiations, la copropriété et les autres démarches ultérieures.
Cas qui élargissent la checklist
Certaines ventes nécessitent bien plus que le dossier standard
Logement hérité
Il peut être nécessaire de régulariser le titre successoral, l’acceptation/l’attribution, fiscalité et, le cas échéant, inscription préalable ou simultanée.
Vendeur : société
La représentation, les pouvoirs et la documentation de la société doivent être justifiés nécessaires pour formaliser la transmission.
Vendeur non-résident
La documentation de vente doit être coordonnée avec les obligations fiscales spécifiques du vendeur non-résident et avec la retenue applicable.
Plusieurs copropriétaires
Il doit être clair qui détient chaque droit ou pourcentage et qui doit intervenir ou être représenté lors de la vente.
Travaux ou extensions
Une terrasse fermée, une piscine, une extension ou une dépendance non documentée peut nécessiter une vérification technique, au Registre, au Cadastre et urbanistique.
Usage touristique
Si le logement exerce ou a exercé une activité touristique, les licences, registres, la copropriété et la réglementation locale peuvent exiger des documents supplémentaires.
Erreurs fréquentes
Huit erreurs documentaires pouvant compliquer une vente
Utiliser une note simple ancienne
Une charge ou un changement de titulaire ultérieur peut ne pas figurer dans l'ancien document.
Confondre le Cadastre et le Registre
Ce sont des institutions distinctes et aucune ne remplace automatiquement l'autre.
Attendre d'avoir un acheteur pour le CEE
La classification énergétique peut être nécessaire dès la publicité de vente.
Ignorer la copropriété
Des charges de copropriété ou appels de fonds impayés peuvent devenir un problème juste avant la signature chez le notaire.
Supposer qu'une hypothèque remboursée est annulée
La dette peut être nulle et la charge rester inscrite au Registre.
Ne pas expliquer qui occupe le logement
Les baux et autres titres d'occupation doivent être correctement identifiés.
Oublier les restrictions liées aux VPO
Un logement protégé peut conserver des limites ou nécessiter des autorisations pour être cédé.
Utiliser une checklist nationale fermée
Le certificat, l’ITE/IEE, l’urbanisme et les autres documents dépendent du territoire et du bien immobilier.
Guides associés
Poursuivez avec l’aspect concret susceptible de bloquer la vente
Cette page a une vocation documentaire. Procédure, impôts, le prêt hypothécaire et la fiscalité du vendeur disposent de leurs propres pages afin d’ éviter de dupliquer les règles et de mélanger des obligations distinctes.
Préparer une vente
Les documents requis dépendent du logement et de sa localisation
Un professionnel de l’immobilier peut aider à coordonner la collecte des documents, mais les questions juridiques, fiscales, urbanistiques ou techniques doivent être adressées au professionnel compétent lorsque cela est nécessaire. RealtorList permet de rechercher des profils selon la localisation, la langue, le service et au type de bien.
Sources officielles vérifiées
Registre, Catastro, copropriété, efficacité énergétique et notaire
Sources revues le sada août 9 de 2026. Les documents régionaux et municipaux doivent également être vérifiés auprès de l’autorité compétente en matière de logement, d’urbanisme ou de la mairie compétente pour le bien concerné.
La checklist nationale est vérifiée à l’aide des sources ci-dessus. Aucune liste unique de certificats d’habitabilité, d’ITE/IEE, d’autorisations VPO ou de certificats d’urbanisme n’a été présumée, car ces exigences peuvent dépendre de la communauté autonome, de la commune, de l’ancienneté et des caractéristiques du bien immobilier.
Questions fréquentes
Documents pour vendre un logement à España
Il faut généralement préparer l’identification du vendeur, le titre de propriété, les informations du registre, la référence cadastrale, l’IBI, les documents de copropriété le cas échéant et le certificat énergétique si le bien immobilier entre dans son champ d’application. Hypothèque, locations, logements sociaux (VPO), habitabilité, inspection du bâtiment et urbanisme peuvent nécessiter des documents supplémentaires selon le cas.
La note simple est un outil très utile pour préparer la vente et connaître les titulaires et les charges, mais elle a un caractère informatif. Avant la signature de l'acte, le notaire demande directement des informations du registre préalables et actualisées.
Il s'agit d'un document habituel, utile pour justifier la référence cadastrale et vérifier la situation fiscale. Le notariat indique que la référence cadastrale est généralement justifiée par le dernier reçu d'IBI et que des vérifications sont effectuées concernant les paiements en attente.
Dans les transmissions soumises au régime étatique de la loi sur la propriété horizontale, le vendeur doit déclarer sa situation concernant les paiements et fournir un certificat correspondant, sauf si l'acheteur le dispense expressément de le présenter. Il convient de vérifier le droit civil territorial lorsqu'un régime spécifique est applicable.
Le décret royal 390/2021 inclut dans son champ d'application général les bâtiments ou parties de bâtiments existants qui sont vendus, bien qu'il prévoie des exclusions spécifiques. Lorsqu'il est applicable, le certificat doit être dûment enregistré et les documents prévus doivent accompagner le contrat de vente.
Lorsque le bien immobilier est soumis à la réglementation sur la certification énergétique, l'étiquette doit figurer dans l'offre, la promotion et la publicité de vente. Il est donc conseillé d’obtenir le certificat avant de commercialiser le logement, et non d’attendre le jour de la signature chez le notaire.
Le remboursement intégral du prêt constitue la radiation économique, mais l’hypothèque peut rester inscrite. Banco de España explique qu’il est possible de demander gratuituitement à l’établissement un certificat d’absence de dette, puis d’effectuer les formalités de radiation notariale, fiscale et au Registre.
Il n’est pas correct de le présenter comme une exigence universelle au niveau national. Le Notariat indique qu’il existe des communautés autonomes où le vendeur doit remettre un certificat d’habitabilité en cours de validité. La réglementation applicable au lieu précis doit être vérifiée.
Cette divergence doit être identifiée et expliquée avant la vente. Le Registre et le Catastro remplissent des fonctions différentes, et une différence peut nécessiter une vérification technique, cadastrale, au Registre ou urbanistique selon son origine.
Non. Il existe une base documentaire commune, mais le certificat d’habitabilité, l’ITE/IEE, le logement protégé, l’urbanisme et d’autres exigences peuvent dépendre de la communauté autonome, de la commune, de l’ancienneté et de la situation du bien immobilier.
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