Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable des traitements effectués directement via RealtorList.Net est :

Le NIF, l’adresse professionnelle et les autres données d’identification exigées de la personne prestataire du service sont disponibles en permanence dans le Mentions légales. La présente politique évite de répéter des informations personnelles qui ne sont pas nécessaires pour expliquer les traitements de données.

2. Quand RealtorList agit en tant que responsable ou sous-traitant

RealtorList en tant que responsable du traitement

RealtorList agit en tant que responsable du traitement lorsqu’il décide des finalités et des moyens essentiels du traitement. C’est notamment le cas lors de la gestion de :

• Le site web, les comptes et l’authentification.
• Les souscriptions, paiements, factures et le service client.
• Les profils professionnels et les cartes de contact publiées.
• Les processus de vérification, de modération, de prévention de la fraude et de sécurité.
• Les avis, réponses, réclamations et journaux d’audit associés.
• Les communications relatives au service et, le cas échéant, les communications commerciales.
• Les statistiques, cookies et outils de mesure configurés par RealtorList.

RealtorList en tant que sous-traitant

Lorsqu’une agence ou un professionnel saisit dans la base de données de contacts des informations sur ses propres clients, prospects, propriétaires ou collaborateurs et décide de l’usage qui en sera fait, cette agence ou ce professionnel sera normalement responsable du traitement et RealtorList agira en tant que sous-traitant, en traitant les données conformément à ses instructions documentées.

Dans ces cas, l’accord de sous-traitance correspondant s’appliquera, en plus des conditions du service. La personne ou l’entité utilisatrice devra informer ses contacts, disposer d’une base juridique valable et utiliser les outils conformément à la réglementation.

L’existence d’un outil technique n’autorise pas, à elle seule, à importer des contacts, à envoyer des communications ou à conserver des informations de tiers sans base juridique valable.

3. Quelles données personnelles pouvons-nous traiter

Selon la manière dont vous utilisez RealtorList, nous pouvons traiter les catégories suivantes :

• Données d'identification et de contact : nom, prénom, adresse e-mail, téléphone, entreprise, agence et fonction professionnelle.
• Données de compte et d’authentification : nom d’utilisateur, identifiants internes, vérificateur cryptographique du mot de passe, préférences, statut du compte et journaux de connexion de base.
• Données professionnelles : zones de service, langues, expérience, spécialités, services, types de biens, biographie, photo, logo, site web, réseaux sociaux et lien avec une agence.
• Données de profil et de carte de contact : champs que le titulaire décide de rendre publics afin qu’ils puissent être consultés ou partagés.
• Données de souscription et de facturation : forfait, limites applicables, commandes, adresse de facturation, données fiscales, numéro de facture, statut du paiement et référence fournie par le prestataire de paiement.
• Données de vérification : documents ou éléments de preuve raisonnablement nécessaires pour vérifier l’identité, l’activité professionnelle ou le lien avec une agence.
• Avis et modération : notes, commentaires, réponses, éléments de preuve, statuts de révision, décisions de modération et journaux d’audit.
• Données des contacts gérés par l’utilisateur : nom, coordonnées, notes, tâches, appels, messages, statut commercial et l’historique des interactions saisi par l’agence ou le professionnel.
• Communications : messages d’assistance, chat interne, demandes, réclamations, réponses et fichiers envoyés.
• Utilisation de l’intelligence artificielle : instructions, questions, documents fournis, résultats générés, évaluations et données techniques nécessaires à la fourniture et à la protection de la fonctionnalité.
• Documents professionnels : données saisies pour préparer des projets de factures, de contrats de réservation ou d’autres documents inclus dans le forfait.
• Données d’utilisation et de sécurité : adresse IP, navigateur, appareil, date et heure, événements techniques, journaux de sécurité, activité pertinente et préférences en matière de cookies.
• Préférences et consentements : choix en matière de confidentialité, communications commerciales et paramétrage des cookies.

Ne saisissez pas de catégories de données particulièrement protégées, de documents d’identité complets, de données bancaires, d’informations médicales, de mots de passe, de secrets inutiles ni d’informations de tiers qui ne sont pas indispensables à une finalité professionnelle légitime.

4. Origine des données

Les données peuvent provenir :

• De la personne concernée elle-même lors de son inscription, de la souscription, de la création d’un profil ou d’une prise de contact.
• D’une agence, entreprise ou d’un professionnel autorisé qui crée ou gère un profil.
• De clients, propriétaires, collaborateurs ou utilisateurs participant à des communications ou à des avis.
• De sources professionnelles accessibles au public, telles que des pages d’entreprise ou des profils professionnels.
• De prestataires de paiement, d’authentification, de sécurité ou de communications.
• De l’appareil et du navigateur lors de l’utilisation du service.

Lorsque les données ne sont pas obtenues directement auprès de la personne concernée, RealtorList fournira les informations requises sur le traitement dans le délai applicable et, au plus tard, lors de la première communication ou lorsque les données doivent être communiquées pour la première fois, sauf exception légale applicable.

L’utilisation d’informations professionnelles publiées sur Internet ne rend pas toutes les données librement réutilisables. RealtorList appliquera des critères de nécessité, de proportionnalité, d’exactitude, d’attentes raisonnables et de droit d’opposition.

5. Finalités et bases juridiques

Lorsqu’un traitement repose sur l’intérêt légitime, sa nécessité, sa proportionnalité et son effet sur les droits des personnes seront évalués. Vous pouvez demander des informations supplémentaires ou vous y opposer lorsque cela est applicable.

6. Profils publics, cartes de contact et avis

Les profils professionnels et certains champs des cartes de contact présentent un caractère public. Ils peuvent être consultés par les visiteurs, partagés via des liens et apparaître dans les moteurs de recherche.

• Seules les données professionnelles adaptées à cette finalité doivent être publiées.
• Les champs facultatifs seront affichés comme publics avant que l’utilisateur ne les renseigne ou ne les active.
• Les documents de vérification ne sont pas publiés dans le cadre du profil.
• La personne qui fournit les données d’une autre personne déclare disposer d’une autorisation suffisante.
• RealtorList peut demander des corrections, des justificatifs ou une mise à jour des informations.
• La personne concernée peut demander la rectification, le masquage ou le retrait conformément à la réglementation et au service souscrit.

Avis

Les avis publics peuvent afficher la note, le commentaire approuvé, la date, une identification limitée de l’auteur et la réponse du professionnel. L’adresse e-mail, le téléphone, les documents et autres données privées de l’auteur de l’avis ne seront pas publiés, sauf information claire et autorisation valable.

Seuls les avis approuvés seront inclus dans les agrégats publics. RealtorList peut conserver des informations limitées et des journaux d’audit afin de prévenir les doublons, d’enquêter sur la fraude, de traiter les réclamations et de justifier les décisions de modération.

Diffusion éditoriale

Lorsqu’un forfait souscrit inclut la diffusion de profils ou de contenus sur d’autres médias du réseau RealtorList, seules les données professionnelles et les contenus prévus dans la commande, la proposition ou le brief approuvé seront publiés. Les données privées du compte, de facturation, de vérification, du CRM ou des communications internes ne font pas partie de cette publication.

7. Confidentialité dans les outils professionnels

Base de données de contacts

L’utilisateur ne doit enregistrer que les informations nécessaires à la gestion d’une relation professionnelle légitime. Les bases de données achetées, obtenues illicitement ou utilisées pour des communications non sollicitées ne doivent pas être importées.

Chat interne

Les messages sont destinés aux communications professionnelles entre utilisateurs autorisés. RealtorList peut traiter les métadonnées et le contenu lorsque cela est nécessaire pour transmettre les messages, résoudre les incidents, protéger la sécurité, traiter les réclamations ou respecter une obligation légale.

Intelligence artificielle

Les instructions et les résultats peuvent être traités par des fournisseurs technologiques agissant en tant que sous-traitants ultérieurs ou fournisseurs indépendants, selon le service utilisé. N’introduisez pas de données confidentielles ou de tiers lorsqu’elles ne sont pas nécessaires ou que vous ne disposez pas d’une base juridique valable.

RealtorList n’autorisera pas l’utilisation des données clients pour l’entraînement indépendant de modèles tiers lorsque cette utilisation n’est pas nécessaire à la fourniture du service, sauf si une information spécifique est fournie et qu’une base juridique valable existe.

Factures et contrats

L’utilisateur est responsable de l’exactitude des données personnelles qu’il saisit dans les brouillons et de limiter leur utilisation aux personnes liées à l’opération ou au service. Les documents doivent être vérifiés avant d’être émis, partagés ou signés.

Base de connaissances

RealtorList peut enregistrer les demandes, recherches et évaluations afin de fournir des réponses, de détecter les incidents et d’améliorer l’organisation du contenu, en appliquant des mesures de minimisation et des contrôles d’accès.

8. Traitement des données que vous saisissez au sujet de vos contacts

Lorsque RealtorList agit en qualité de sous-traitant, il traite les données personnelles conformément aux instructions documentées du titulaire du compte et exclusivement afin de fournir, protéger et maintenir les fonctionnalités souscrites.

L’accord de sous-traitance applicable doit notamment régir les aspects suivants :

• L’objet, la durée, la nature et la finalité du traitement.
• Les types de données et les catégories de personnes concernées.
• La confidentialité des personnes ayant accès aux informations.
• Les mesures techniques et organisationnelles de sécurité.
• Le recours à des sous-traitants ultérieurs et leur contrôle.
• L’assistance dans l’exercice des droits et la gestion des violations de données.
• La restitution, l’exportation ou la suppression des données à la fin du service.
• Les informations nécessaires pour démontrer la conformité.

Le titulaire du compte demeure responsable de la licéité de la collecte, des informations fournies à ses contacts, des communications envoyées, des durées de conservation et des instructions fournies à RealtorList.

N’utilisez pas RealtorList pour stocker des dossiers médicaux, des informations pénales, des données biométriques, des identifiants bancaires ou d’autres catégories particulièrement sensibles, sauf si la fonctionnalité a été expressément conçue, évaluée et souscrite à cette fin.

9. Destinataires et prestataires

RealtorList ne vend pas de données personnelles. Les données peuvent être communiquées ou mises à disposition de tiers uniquement lorsqu’il existe une base juridique valable et que cela est nécessaire.

• Fournisseurs d’hébergement, d’infrastructure cloud, de sécurité et de sauvegarde.
• Fournisseurs de messagerie électronique, SMTP, messagerie et service client.
• Prestataires de paiement et outils de prévention de la fraude.
• Fournisseurs de facturation, de comptabilité, de conseil juridique et de gestion administrative.
• Fournisseurs d’intelligence artificielle, de recherche et de base de connaissances activés dans le service.
• Fournisseurs de maintenance, de développement, de supervision et d’assistance technique.
• Outils d’analyse, de publicité ou de mesure, lorsqu’un consentement ou une autre base valable existe.
• Autres utilisateurs lorsqu’une fonction de communication ou de collaboration nécessite de leur afficher des données.
• Visiteurs, moteurs de recherche et médias en ligne concernant les informations professionnelles publiées.
• Administrations, juges, tribunaux, forces de l’ordre et autorités compétentes lorsque cela est obligatoire.

Les fournisseurs qui traitent des données pour le compte de RealtorList sont soumis à des contrats de protection des données et ne peuvent accéder qu’aux informations nécessaires à leur fonction. Lorsqu’un tiers détermine ses propres finalités, il agit en qualité de responsable de traitement indépendant et doit fournir ses propres informations relatives à la confidentialité.

10. Transferts internationaux

Certains fournisseurs peuvent traiter des données depuis des pays situés hors de l’Espace économique européen. Avant d’utiliser ces services, RealtorList évalue le mécanisme applicable et les garanties offertes.

Les transferts peuvent, selon le cas, être fondés sur :

• Une décision d’adéquation de la Commission européenne.
• Des clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.
• Le cadre de protection des données UE-États- Unis, lorsque le destinataire y adhère et que le traitement est couvert.
• Des règles d’entreprise contraignantes ou d’autres garanties reconnues par la loi.
• Une dérogation légale applicable à un transfert spécifique et occasionnel.

Lorsque nécessaire, des mesures contractuelles, techniques ou organisationnelles supplémentaires sont appliquées. Vous pouvez demander des informations sur les garanties applicables en écrivant à partners@realtorlist.net.

11. Durée de conservation des données

Lorsque les données doivent être conservées afin de répondre à des responsabilités, elles resteront bloquées ou avec un accès restreint et ne seront pas utilisées à des fins incompatibles.

12. Vos droits

Vous pouvez exercer les droits suivants lorsqu’ils sont applicables :

• Accès à vos données personnelles et aux informations sur leur traitement.
• Rectification des données inexactes ou incomplètes.
• Effacement des données lorsque cela est applicable.
• Opposition aux traitements fondés sur l’intérêt légitime ou destinés au marketing direct.
• Limitation du traitement dans les cas prévus par la loi.
• Portabilité des données fournies lorsque le traitement est automatisé et fondé sur le consentement ou un contrat.
• Retrait du consentement, sans affecter la licéité du traitement antérieur.
• Ne pas faire l’objet de décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé produisant des effets juridiques ou des effets similaires significatifs.
• Demander des informations sur les garanties d’un transfert international.

RealtorList répondra, en règle générale, dans un délai d’un mois à compter de la réception. Ce délai peut être prolongé de deux mois supplémentaires lorsque la demande est complexe ou qu’il existe un nombre élevé de demandes, en informant de la prolongation et de ses motifs.

L’exercice des droits est gratuit. Toutefois, lorsqu’une demande est manifestement infondée ou excessive, notamment en raison de son caractère répétitif, les mesures autorisées par la réglementation pourront être appliquées.

Vous pouvez également déposer une réclamation auprès de l’ Agence espagnole de protection des données si vous estimez que le traitement n’est pas conforme à la réglementation.

Lorsque RealtorList agit exclusivement en qualité de sous-traitant pour des données saisies par une agence ou un professionnel, il pourra transmettre la demande au responsable concerné ou l’assister conformément à l’accord de sous-traitance.

13. Décisions automatisées et intelligence artificielle

RealtorList n’utilise actuellement pas de décisions fondées exclusivement sur des traitements automatisés qui produisent des effets juridiques sur une personne ou l’affectent de manière similaire et significative.

Les calculs de scores, les contrôles techniques, les filtres anti-spam et les outils d’aide à la modération peuvent automatiser certaines opérations, mais les mesures pertinentes concernant la vérification, la suspension, le retrait ou les réclamations devront pouvoir être examinées par une personne.

Les résultats générés par des outils d’intelligence artificielle constituent un contenu d’appui et ne constituent pas en eux-mêmes une décision juridique, financière, fiscale ou immobilière prise par RealtorList.

Si une décision automatisée produisant des effets juridiques ou similaires devait être mise en place à l’avenir, les informations requises concernant sa logique, son importance, ses conséquences et les droits disponibles seraient fournies au préalable.

14. Cookies et technologies similaires

RealtorList utilise des cookies nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du site. Les cookies analytiques, publicitaires ou tiers nécessitant un consentement resteront bloqués jusqu’à ce que l’utilisateur les accepte.

Vous pouvez consulter les catégories, finalités, prestataires, durée et options de configuration dans la Politique relative aux cookies et modifier votre choix via le lien permanent de configuration.

15. Sécurité et gestion des incidents

RealtorList applique des mesures techniques et organisationnelles proportionnées aux risques, notamment des contrôles d’accès, l’authentification, des copies de sauvegarde, des mises à jour, la journalisation des activités, la séparation des fonctions et des mesures de confidentialité lorsque nécessaire.

Aucun système connecté à Internet ne peut garantir une sécurité absolue. Les utilisateurs doivent protéger leurs identifiants, limiter les autorisations de leurs équipements, vérifier les accès accordés et signaler toute activité suspecte.

En cas de violation de la sécurité des données à caractère personnel, RealtorList documentera l’incident et effectuera les notifications à l’autorité ou aux personnes concernées lorsque la loi l’exige.

16. Mineurs

Les profils professionnels, les souscriptions et les outils de RealtorList s’adressent aux personnes disposant de la capacité juridique suffisante pour agir à titre professionnel ou au nom d’une entreprise.

Aucun compte professionnel ne doit être créé ni aucune donnée de mineur saisie sans finalité légitime, base juridique valide et autorisations nécessaires. Si nous détectons des données d’un mineur traitées de manière inappropriée, nous pourrons les bloquer et demander les informations nécessaires pour les supprimer ou régulariser le traitement.

17. Modifications, interprétation et contact

La présente politique peut être mise à jour afin de refléter les évolutions juridiques, techniques, de sécurité, de prestataires ou de services. La version en vigueur sera celle publiée sur cette page et indiquera sa date de dernière mise à jour.

Lorsqu’une modification affecte de manière significative une finalité, une base juridique, un destinataire ou l’utilisation des données, des informations complémentaires seront fournies et un nouveau consentement sera demandé lorsque nécessaire.

La présente politique doit être lue conjointement avec le Mentions légales, la Politique relative aux cookies et les conditions applicables au service souscrit.