Checklist documental del vendedor
Preparar los documentos antes de encontrar comprador puede evitar retrasos cuando llega el momento de firmar.
Para vender una vivienda en España suelen revisarse identidad, título de propiedad, información del Registro, referencia catastral, IBI, comunidad de propietarios, eficiencia energética y posibles cargas. Pero no existe una carpeta idéntica para todos los inmuebles: la documentación adicional depende de la comunidad autónoma, municipio, antigüedad, régimen de protección, ocupación, hipoteca y situación jurídica de la vivienda.
Un vendedor debería preparar como mínimo su documentación de identidad, el título por el que adquirió la vivienda, los datos necesarios para comprobar la situación registral, la referencia catastral y normalmente el último recibo de IBI. Si la vivienda pertenece a una comunidad de propietarios habrá que revisar el estado de las cuotas y la documentación exigible sobre deudas. Para los inmuebles incluidos en el ámbito de la normativa de eficiencia energética debe existir un certificado energético debidamente registrado. Si hay hipoteca, arrendatarios, ocupantes, VPO, discrepancias de superficies, obras, cédula de habitabilidad, ITE/IEE u otras exigencias territoriales, la carpeta deberá ampliarse. La lista exacta debe cerrarse para la propiedad concreta antes de la escritura.
Identidad
DNI o pasaporte vigente y, cuando proceda, documentación de representación.
Título de propiedad
Escritura, adjudicación de herencia u otro título que explique cómo adquirió el vendedor.
Registro
Información actual para comprobar titulares inscritos, hipotecas, embargos y otras cargas.
Eficiencia energética
Certificado registrado y etiqueta cuando la vivienda está incluida en la normativa aplicable.
Checklist principal
Los documentos que conviene organizar antes de poner la vivienda en venta
Esta tabla funciona como mapa de preparación. “Habitual” no significa que el vendedor deba aportar personalmente el mismo documento en todas las operaciones: notario, Registro, Catastro o Administraciones pueden obtener directamente parte de la información.
| Documento o información | Para qué sirve | Cuándo es relevante | Observación importante |
|---|---|---|---|
|
DNI, pasaporte o identificación válida Básico |
Permite identificar a las personas que venden y comprobar su capacidad para otorgar la operación. | En toda compraventa. | Si alguien actúa mediante representante, debe acreditarse además una representación suficiente. |
|
Título de propiedad Básico |
Explica cómo adquirió el vendedor el inmueble y permite contrastar titularidad y antecedentes. | En toda venta. | Puede ser una escritura de compra, adjudicación de herencia, donación, resolución u otro título válido. |
|
Información registral actual Muy recomendable |
Permite comprobar finca, titulares, derechos inscritos, hipotecas, embargos, prohibiciones y otras limitaciones. | Antes de comprometer la venta y de nuevo cerca de la escritura. | La nota simple tiene valor informativo. El notario solicita información registral previa para formalizar la compraventa. |
|
Referencia catastral Dato obligatorio |
Identifica oficialmente el inmueble en Catastro y permite relacionar la operación con la finca correcta. | En documentación y escritura inmobiliaria. | Puede constar en el recibo de IBI, certificación catastral y otros documentos. |
|
Último recibo o información del IBI Habitual |
Facilita referencia catastral y comprobaciones relacionadas con el impuesto municipal. | Especialmente en preparación de escritura. | El notario realiza comprobaciones relacionadas con la referencia catastral y posibles importes pendientes. |
|
Certificación de deudas con la comunidad Si hay comunidad |
Informa sobre cuotas pendientes frente a la comunidad de propietarios. | Viviendas o locales sometidos al régimen de propiedad horizontal correspondiente. | En el régimen de la Ley estatal de Propiedad Horizontal, el transmitente debe declarar la situación de deuda y aportar certificación, salvo exoneración expresa del adquirente. |
|
Certificado de eficiencia energética registrado Cuando resulte exigible |
Informa de la calificación energética del inmueble. | Viviendas y edificios comprendidos en el ámbito del Real Decreto 390/2021, salvo sus exclusiones. | La calificación debe aparecer en la publicidad y, en la venta de edificio existente, se anexa al contrato copia del certificado registrado y la etiqueta. |
|
Documentación de la hipoteca o carga Si existe |
Permite coordinar la cancelación económica y, cuando corresponda, la cancelación registral. | Cuando consta una hipoteca u otra carga que deba resolverse para vender. | Haber terminado de pagar un préstamo no elimina automáticamente la inscripción hipotecaria del Registro. |
|
Información sobre arrendatarios u ocupantes Según situación |
Permite conocer quién ocupa la vivienda y con qué título. | Si la vivienda está alquilada, cedida, ocupada o no se entrega libre. | El vendedor debe informar correctamente del estado de ocupación; los efectos de un arrendamiento requieren análisis específico. |
|
Cédula de habitabilidad Territorial |
Acredita las condiciones que determine la normativa territorial correspondiente. | Solo donde la comunidad autónoma la exija para esa transmisión. | No debe presentarse como requisito estatal universal. |
|
ITE, IEE o documentación equivalente Territorial |
Puede informar sobre inspecciones o evaluación de edificios de determinada antigüedad. | Según edificio, antigüedad y normativa autonómica o local. | La obligación y el documento concreto deben comprobarse en la jurisdicción correspondiente. |
|
Documentación VPO Especial |
Permite comprobar limitaciones, precio máximo, autorizaciones o condiciones de transmisión. | Cuando la vivienda continúa sujeta a un régimen de protección. | No debe venderse como vivienda libre sin comprobar previamente la vigencia de sus limitaciones. |
1 · Vendedor y titularidad
Primero hay que demostrar quién vende y por qué puede vender
La escritura no comienza por la vivienda, sino por las personas que intervienen. El notario comprueba identidad, capacidad y legitimación del vendedor y revisa el título por el que éste adquirió la propiedad.
- DNI o pasaporte vigente de cada vendedor.
- NIE/NIF cuando corresponda dentro de la operación.
- Título de adquisición de la propiedad.
- Poder suficiente si firma un representante.
- Documentación societaria y representación si vende una persona jurídica.
- Situación matrimonial o familiar cuando pueda afectar al consentimiento para transmitir.
Si el inmueble sigue inscrito a nombre de una persona fallecida, una sociedad extinguida, un antiguo cónyuge o existe una cadena de títulos pendiente de inscripción, la situación debe resolverse antes de tratar la venta como una transmisión ordinaria.
2 · Registro de la Propiedad
La nota simple ayuda a descubrir problemas antes de que los encuentre el comprador
La sede del Colegio de Registradores indica que la nota simple informa de la identificación de la finca, titulares de derechos inscritos, extensión y naturaleza de esos derechos y sus limitaciones.
Titularidad
Comprueba que quienes van a vender coinciden con los titulares o que existe un título que permita regularizar la situación.
Cargas
Hipotecas, embargos, usufructos, prohibiciones de disponer, servidumbres u otros derechos pueden afectar a la operación.
Actualización
Una nota antigua no demuestra que la situación siga igual. La información debe revisarse cerca de la operación.
La nota simple tiene valor puramente informativo y no da fe del contenido de los asientos. Para la escritura, el notario solicita además información registral previa y actualizada directamente al Registro.
3 · Catastro e IBI
Referencia catastral, escritura y Registro deben identificar la misma propiedad
La referencia catastral es el identificador oficial del inmueble en Catastro y debe constar en la documentación inmobiliaria prevista por la ley. En una compraventa, vendedor y comprador están entre las personas obligadas a aportarla, aunque basta con que lo haga uno de los obligados.
- Localizar la referencia catastral correcta.
- Preparar el último recibo de IBI disponible.
- Comprobar dirección, uso y superficies declaradas.
- Comparar Catastro con escritura y Registro.
- Identificar ampliaciones, anexos o elementos que no coincidan.
Catastro y Registro cumplen funciones diferentes. Si metros, geometría, anexos o descripción no coinciden, hay que determinar el origen de la diferencia. Tampoco debe deducirse que una obra es urbanísticamente legal solo porque aparezca en Catastro o Registro.
4 · Comunidad de propietarios
Las cuotas pendientes deben resolverse antes de considerar la carpeta completa
Cuando la vivienda está sometida al régimen estatal de propiedad horizontal, la Ley 49/1960 exige que el transmitente declare en la escritura si está al corriente de los gastos generales o qué cantidades adeuda.
Certificado
En el régimen estatal, el vendedor aporta certificación sobre el estado de deudas, salvo que el comprador le exonere expresamente.
Derramas
Conviene conocer acuerdos y derramas relevantes aunque la cuestión económica final dependa del momento, acuerdo y contrato.
Derecho territorial
Si existe un régimen civil autonómico propio aplicable a la propiedad horizontal, debe verificarse su documentación específica.
La documentación de comunidad sirve precisamente para conocer la situación económica antes de firmar. Una exoneración documental no debe utilizarse como sustituto de una comprobación consciente.
5 · Certificado energético
El certificado energético se prepara antes de la escritura: afecta incluso a la publicidad
El Real Decreto 390/2021 incluye en su ámbito, con las excepciones previstas por la propia norma, los edificios o partes de edificios existentes que se venden.
- Comprobar si el inmueble está sujeto a certificación.
- Disponer de un certificado válido.
- Comprobar su registro ante el órgano competente.
- Utilizar la etiqueta energética correspondiente.
- Incluir la calificación en ofertas, promoción y publicidad.
- Anexar al contrato de venta la documentación prevista legalmente.
Qué se entrega en una vivienda existente
Cuando una vivienda existente comprendida en el ámbito de la norma se vende, el contrato de compraventa debe llevar anexa una copia del certificado de eficiencia energética debidamente registrado y su etiqueta.
Existen exclusiones específicas en el artículo 3 del Real Decreto 390/2021; no deben ignorarse ni ampliarse por analogía.
6 · Hipoteca y otras cargas
Pagar el préstamo y borrar la hipoteca del Registro son dos cosas diferentes
Antes de vender conviene comprobar si la hipoteca sigue económicamente pendiente, si está pagada pero continúa inscrita o si se cancelará simultáneamente con la compraventa.
Deuda pendiente
Si todavía existe saldo, debe coordinarse con la entidad cómo se extinguirá económicamente al cerrar la venta.
Préstamo ya pagado
Banco de España indica que el certificado de deuda cero acredita que la hipoteca se ha terminado de pagar y la entidad debe expedirlo gratuitamente.
Cancelación registral
Después de la cancelación económica existen pasos notariales, tributarios y registrales para eliminar la carga del Registro.
7 · Arrendamientos y ocupación
La carpeta documental debe explicar quién tiene la posesión de la vivienda
En la escritura, el vendedor debe manifestar si la vivienda está libre de arrendamientos y ocupantes o, en caso contrario, identificar quién ocupa el inmueble y con qué título.
- Confirmar si la vivienda se entregará libre y vacía.
- Identificar contratos de arrendamiento existentes.
- Conservar contratos y modificaciones relevantes.
- Identificar otros derechos o títulos de ocupación.
- No prometer entrega libre si existe una situación jurídica que debe resolverse.
La existencia de un arrendamiento puede afectar al calendario, al comprador, a la posesión y a otros derechos. Su tratamiento específico debe revisarse conforme a la normativa aplicable y al contrato concreto.
8 · Documentos autonómicos y municipales
La dirección de la vivienda puede añadir documentos que no existen en toda España
Notariado advierte expresamente que determinadas comunidades autónomas exigen cédula de habitabilidad y que, en edificios de cierta antigüedad, pueden existir obligaciones relacionadas con la inspección técnica. La documentación urbanística y de vivienda también puede depender de la localidad.
Habitabilidad
Comprueba si la comunidad autónoma exige cédula de habitabilidad vigente u otro documento equivalente para la transmisión.
ITE / IEE
La antigüedad del edificio y la normativa territorial pueden exigir información sobre inspecciones o evaluación del edificio.
Vivienda protegida
Puede existir precio máximo, autorización, visado, derechos de adquisición preferente u otras limitaciones mientras siga vigente el régimen.
Urbanismo
Obras, ampliaciones o diferencias de uso pueden requerir documentos, licencias, declaraciones o comprobaciones municipales adicionales.
No utilices la lista documental de una venta en Madrid, Cataluña, Andalucía, Baleares o cualquier otra comunidad como si fuera automáticamente válida en el resto de España. Para documentos de vivienda, habitabilidad, inspección y urbanismo debe resolverse la comunidad autónoma y, cuando corresponda, el municipio.
Orden recomendado
No esperes al día de notaría para montar la carpeta
Título, identidad, Registro, Catastro y certificado energético permiten detectar problemas básicos y anunciar correctamente.
Revisar hipoteca, comunidad, ocupación, VPO, discrepancias y documentación territorial relevante.
Actualizar información registral, certificados, situación de pagos, poderes y documentos que deban estar vigentes el día de firma.
Conservar la escritura y justificantes para impuestos, cancelaciones, comunidad y demás trámites posteriores.
Casos que amplían la checklist
Algunas ventas necesitan bastante más que la carpeta estándar
Vivienda heredada
Puede ser necesario resolver título sucesorio, aceptación/adjudicación, fiscalidad y, en su caso, inscripción previa o simultánea.
Vendedor sociedad
Deben acreditarse representación, facultades y documentación societaria necesaria para otorgar la transmisión.
Vendedor no residente
La documentación de venta debe coordinarse con las obligaciones fiscales específicas del vendedor no residente y con la retención que proceda.
Varios copropietarios
Debe quedar claro quién posee cada derecho o porcentaje y quién debe intervenir o estar representado en la venta.
Obras o ampliaciones
Una terraza cerrada, piscina, ampliación o dependencia no documentada puede exigir revisión técnica, registral, catastral y urbanística.
Uso turístico
Si la vivienda desarrolla o ha desarrollado actividad turística, licencias, registros, comunidad y normativa local pueden añadir documentación.
Errores frecuentes
Ocho errores documentales que pueden complicar una venta
Usar una nota simple antigua
Una carga o cambio de titularidad posterior puede no aparecer en el documento viejo.
Confundir Catastro y Registro
Son instituciones distintas y ninguno sustituye automáticamente al otro.
Esperar a tener comprador para el CEE
La calificación energética puede ser necesaria ya en la publicidad de venta.
Ignorar la comunidad
Cuotas o derramas pendientes pueden convertirse en un problema justo antes de notaría.
Suponer que hipoteca pagada está cancelada
La deuda puede estar a cero y la carga seguir inscrita en el Registro.
No explicar quién ocupa la vivienda
Arrendamientos y otros títulos de ocupación deben identificarse correctamente.
Olvidar restricciones VPO
Una vivienda protegida puede mantener límites o autorizaciones para transmitir.
Usar una checklist nacional cerrada
Cédula, ITE/IEE, urbanismo y otros documentos dependen del territorio y del inmueble.
Guías relacionadas
Continúa con el aspecto concreto que pueda bloquear la venta
Esta página posee la intención documental. Proceso, impuestos, hipoteca y fiscalidad del vendedor mantienen sus propias páginas para evitar duplicar reglas y mezclar obligaciones distintas.
Preparar una venta
La documentación correcta depende de la vivienda y de dónde está situada
Un profesional inmobiliario puede ayudar a coordinar la recopilación documental, pero las cuestiones jurídicas, fiscales, urbanísticas o técnicas deben remitirse al profesional competente cuando corresponda. RealtorList permite buscar perfiles según ubicación, idioma, servicio y tipo de propiedad.
Fuentes oficiales verificadas
Registro, Catastro, comunidad, eficiencia energética y notaría
Fuentes revisadas el 9 de agosto de 2026. Los documentos autonómicos y municipales deben comprobarse además en la autoridad de vivienda, urbanismo o ayuntamiento competente para la propiedad concreta.
La checklist nacional está verificada con las fuentes anteriores. No se ha supuesto una lista única de cédulas, ITE/IEE, autorizaciones VPO o certificados urbanísticos porque esos requisitos pueden depender de comunidad autónoma, municipio, antigüedad y características del inmueble.
Preguntas frecuentes
Documentos para vender una vivienda en España
Habitualmente deben prepararse identificación del vendedor, título de propiedad, información registral, referencia catastral, IBI, documentación de comunidad cuando corresponda y certificado energético si el inmueble está dentro de su ámbito. Hipoteca, arrendamientos, VPO, habitabilidad, inspección del edificio y urbanismo pueden añadir documentación según el caso.
La nota simple es una herramienta muy útil para preparar la venta y conocer titulares y cargas, pero tiene carácter informativo. Antes de la escritura el notario solicita directamente información registral previa y actualizada.
Es documentación habitual y resulta útil para acreditar la referencia catastral y revisar la situación del impuesto. Notariado indica que la referencia catastral suele acreditarse mediante el último recibo de IBI y que se realizan comprobaciones sobre pagos pendientes.
En las transmisiones sometidas al régimen estatal de la Ley de Propiedad Horizontal, el vendedor debe declarar su situación de pagos y aportar una certificación coincidente, salvo que el comprador le exonere expresamente de presentarla. Debe comprobarse el Derecho civil territorial cuando exista régimen propio aplicable.
El Real Decreto 390/2021 incluye en su ámbito general los edificios o partes de edificios existentes que se venden, aunque contempla exclusiones concretas. Cuando resulta aplicable, el certificado debe estar debidamente registrado y la documentación prevista debe acompañar al contrato de compraventa.
Cuando el inmueble está sujeto a la normativa de certificación energética, la etiqueta debe incluirse en la oferta, promoción y publicidad de venta. Por ello conviene resolver el certificado antes de comercializar la vivienda, no dejarlo para el día de notaría.
Pagar totalmente el préstamo constituye la cancelación económica, pero la hipoteca puede continuar inscrita. Banco de España explica que puede solicitarse gratuitamente a la entidad un certificado de deuda cero y después tramitar la cancelación notarial, tributaria y registral.
No es correcto presentarla como requisito estatal universal. Notariado señala que existen comunidades autónomas en las que el vendedor debe entregar una cédula de habitabilidad vigente. Debe verificarse la normativa de la ubicación concreta.
La discrepancia debe identificarse y explicarse antes de la venta. Registro y Catastro cumplen funciones distintas, y una diferencia puede requerir revisión técnica, catastral, registral o urbanística según su origen.
No. Existe una base documental común, pero cédula de habitabilidad, ITE/IEE, vivienda protegida, urbanismo y otros requisitos pueden depender de la comunidad autónoma, municipio, antigüedad y situación del inmueble.
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