Herken wat niet klopt voordat het een probleem wordt.
Een goede verkoop draait niet alleen om snel vooruitgang boeken. Het draait ook om te weten wanneer je moet stoppen, controleren en de klant en het makelaarskantoor moet beschermen en ook de transactie zelf.
- Pauzeer
- Controleer
- Documenteer
- Schaal op
- Communiceer rustig
Een waarschuwingssignaal bewijst op zichzelf niet dat er sprake is van fraude. Het wijst erop dat iets moet worden opgehelderd voordat geld wordt ontvangen, documenten worden ondertekend, een woning wordt gepubliceerd of de transactie wordt voortgezet.
Analyseer feiten, geen persoonlijke profielen
De beoordeling moet gebaseerd zijn op de transactie, de documentatie, de herkomst van de middelen, de vertegenwoordiging en de samenhang van de informatie. Gebruik nooit leeftijd, nationaliteit, uiterlijk, accent, gender, handicap of een ander persoonlijk kenmerk als vervanging voor een professionele beoordeling.
Pas hetzelfde protocol toe
Gebruik het goedgekeurde proces voor identificatie, documentatie en betalingen bij alle klanten. Consistentie beschermt het team en vermindert geïmproviseerde beslissingen.
Zoek naar samenhang
Persoonlijke gegevens, financiële draagkracht, het doel van de aankoop, eigendom en betaalmiddelen moeten samen een begrijpelijk en verifieerbaar verhaal vormen.
Leg concrete feiten vast
Noteer wat is ontvangen, wat niet overeenkwam, wat is gevraagd, wat de klant antwoordde en wie de volgende stap goedkeurde. Vermijd persoonlijke meningen of etiketten.
Waarom dit proces belangrijk is in Spanje
Wie beroepsmatig activiteiten op het gebied van makelaardij, provisie of bemiddeling bij de aan- en verkoop van onroerend goed uitvoert, valt onder de meldingsplichtige entiteiten volgens de Spaanse regelgeving ter voorkoming van witwassen. De identificatie van de klant, de uiteindelijk belanghebbende en het doel van de relatie maken deel uit van de maatregelen inzake cliëntenonderzoek. [1]
Gebruik dit verkeerslicht voordat je verdergaat
Het doel is niet om de klant te beoordelen. Het is om vast te stellen of je kunt normaal doorgaan, of je verduidelijking nodig hebt of moet stoppen met een onomkeerbare handeling en om interne beoordeling moet vragen.
De informatie is consistent
Je kunt de gebruikelijke procedure volgen.
- Identiteit en vertegenwoordigingsbevoegdheid zijn geverifieerd.
- Het doel van de transactie is duidelijk.
- Documenten zijn onderling consistent.
- Betalingen zijn traceerbaar en de rekening is bevestigd.
Er is iets dat nog verduidelijkt moet worden
Pauzeer de betrokken stap en vraag om aanvullende informatie.
- Onvolledige gegevens of kleine afwijkingen.
- Onverklaarde betrokkenheid van een derde.
- Ongebruikelijke haast om te reserveren of over te maken.
- Document dat nog niet kan worden geverifieerd.
Voer de volgende stap niet uit
Bewaar bewijsstukken en activeer de interne procedure.
- Mogelijke vervalsing of identiteitsfraude.
- Dringende wijziging van bankrekening.
- Verzoek om de prijs of betalingen te verbergen.
- Onmogelijkheid om de partijen te identificeren.
Waarschuwingssignalen en hoe te reageren
Gebruik deze kaarten tijdens acquisitie, kwalificatie, reservering, onderhandeling, ondertekening en opvolging van betalingen.
Identiteit en vertegenwoordiging
- De naam, foto, handtekening, telefoon of adres komt niet overeen tussen de documenten.
- De persoon vermijdt zich te identificeren of stuurt alleen onvolledige schermafbeeldingen van lage kwaliteit.
- Iemand handelt namens de koper of verkoper, maar legt geen verifieerbare volmacht of toestemming voor.
- Een vennootschap is betrokken zonder dat duidelijk is wie haar vertegenwoordigt of wie de uiteindelijk belanghebbende is.
Verifieer de identiteit volgens de interne procedure. Wanneer een vennootschap of vertegenwoordiger betrokken is, controleer dan de vertegenwoordigingsbevoegdheid en het uiteindelijk belang voordat je doorgaat.
Zo kun je het zeggen: Om alle partijen te beschermen, moeten we de identiteits- en vertegenwoordigingsverificatie afronden voordat we verdergaan.
Doel en herkomst van de middelen
- De transactie past niet bij de uitgelegde activiteit of financiële draagkracht.
- De middelen zijn afkomstig van een niet-betrokken persoon of vennootschap zonder duidelijke reden.
- Er worden overboekingen vanaf meerdere rekeningen voorgesteld zonder uitleg.
- Er wordt gevraagd een andere prijs op te geven, een betaling te verbergen of deze op te splitsen om controles te vermijden.
Vraag om een gedocumenteerde uitleg over het doel, de activiteit en de herkomst van de middelen. Als de informatie nog steeds niet consistent is, verwijs de zaak dan door naar interne verantwoordelijke voor preventie.
Zo kun je het zeggen: We moeten begrijpen en documenteren waar de betaling vandaan komt en wie eraan deelneemt. Dit is een standaardcontrole van de transactie.
Eigendom, lasten en situatie van het vastgoed
- De verkoper komt niet overeen met de geregistreerde eigenaar.
- Het uittreksel uit het register is verouderd of er blijken hypotheken, beslagen, beperkingen of andere niet toegelichte lasten te zijn.
- De oppervlakte, het gebruik of de beschrijving komt niet overeen tussen Register, Catastro, eigendomsakte en feitelijke situatie.
- Er zijn bewoners, huurovereenkomsten, werkzaamheden of uitbreidingen waarvan de situatie niet is gedocumenteerd.
Verkrijg actuele registerinformatie en vergelijk het eigendom, de lasten, de eigendomsakte en de kadastrale gegevens. Vraag om juridisch advies wanneer er sprake is van een relevante afwijking. [3] [4]
Zo kun je het zeggen: Voordat we het vastgoed als verkoopklaar presenteren, moeten we het eigendom bevestigen en deze documentaire verschillen oplossen.
Prijs, reservering en betaalmethoden
- Er wordt druk uitgeoefend om te betalen voordat er schriftelijke voorwaarden beschikbaar zijn.
- Er wordt gevraagd geld over te maken naar een persoonlijke, onbekende of andere dan de eerder geverifieerde rekening.
- De prijs is ongewoon hoog of laag zonder een begrijpelijke commerciële rechtvaardiging.
- Er wordt gevraagd geld terug te storten naar een andere rekening dan die waarop het is ontvangen.
Gebruik uitsluitend contracten, kwitanties en rekeningen die zijn goedgekeurd door het makelaarskantoor. Bevestig schriftelijk het doel, bedrag, de rekeninghouder en de terugbetalingsvoorwaarden.
Zo kun je het zeggen: We sturen geen betalingsinstructies totdat de voorwaarden en de ontvangstrekening via ons proces zijn geverifieerd.
Documenten en handtekeningen
- Datums, namen, nummers of handtekeningen komen niet overeen.
- Er ontbreken pagina's, er zijn bijgesneden delen of elementen die toegevoegd lijken te zijn.
- Het document is afkomstig van een niet erkend domein of contactpersoon.
- Er wordt aangedrongen op het gebruik van een aangepaste versie buiten het goedgekeurde systeem.
Vraag om originelen, verifieerbare kopieën of documenten die via een onafhankelijke bron zijn verkregen. Bewaar de ontvangen versie en wijzig het originele bestand niet.
Zo kun je het zeggen: Er zijn gegevens die niet overeenkomen tussen de versies. We hebben een verifieerbare kopie nodig voordat we het document kunnen gebruiken.
Derden, vennootschappen en volmachten
- Eén persoon antwoordt voor alle partijen en vermijdt rechtstreeks contact met de klant.
- De vennootschapsstructuur is onnodig complex voor de toegelichte transactie.
- De overgelegde volmacht identificeert niet duidelijk het vastgoed of de benodigde bevoegdheden.
- De betaler, koper en uiteindelijke begunstigde komen niet overeen en er is geen gedocumenteerde verklaring.
Identificeer elke betrokkene, diens rol, bevoegdheid om te vertegenwoordigen en de relatie tussen hen. Vraag om juridisch advies wanneer de volmacht of structuur niet duidelijk is.
Zo kun je het zeggen: We moeten de rol van elke persoon vaststellen en bevestigen wie beslissingen kan nemen en in deze transactie kan ondertekenen.
Identiteitsfraude en wijziging van bankrekening
- Vlak voor een overboeking wordt per e-mail of berichtendienst een nieuw IBAN ontvangen. van een overboeking.
- Het bericht eist spoed, vertrouwelijkheid of dat er niet met iemand anders wordt overlegd.
- Het domein van de afzender verschilt één letter of er wordt een nieuw contactaccount gebruikt.
- Er is een onverwachte factuur of instructie bijgevoegd met gewijzigde bankgegevens.
Stop de betaling. Bevestig de wijziging via een vooraf bekend nummer of kanaal, niet via de gegevens in het verdachte bericht. in het verdachte bericht. Pas dubbele verificatie toe voordat u de overboeking autoriseert. [5]
Zo kun je het zeggen: Om veiligheidsredenen wordt een rekeningwijziging nooit uitsluitend per e-mail gevalideerd. We bevestigen dit via een onafhankelijk kanaal.
Druk, urgentie en het omzeilen van het proces
- “Er moet vandaag worden ondertekend” zonder verifieerbare reden.
- Er wordt gevraagd de advocaat, notaris, bank of complianceverantwoordelijke te vermijden.
- De klant weigert herhaaldelijk basisinformatie te verstrekken, maar eist dat er wordt doorgegaan.
- Er wordt gevraagd geen ontvangstbewijs, factuur, contract of registratie van een deel van de overeenkomst op te stellen.
Vertraag, stel vast wat ontbreekt en leg de volgende stap uit. Ga niet in discussie en beschuldig niemand. Wanneer de klant probeert essentiële controles te omzeilen, escaleer de zaak.
Zo kun je het zeggen: Ik begrijp dat tijd belangrijk is, maar we kunnen deze controle niet overslaan. Zodra dit is opgelost, gaan we verder.
Een ongebruikelijke transactie vereist analyse, geen automatische conclusie
De regelgeving vereist dat transacties met bijzondere aandacht worden onderzocht wanneer zij complex, ongebruikelijk, zonder duidelijk economisch doel of met aanwijzingen voor simulatie of fraude zijn, en dat het resultaat van het onderzoek wordt gedocumenteerd. [1] [2]
Wanneer iets niet klopt, gebruik dan PAUZE
Deze methode helpt een rustige, professionele en gedocumenteerde reactie te behouden, zelfs wanneer er druk is om door te gaan.
Pauzeer
Stop de onomkeerbare handeling: betaling, ondertekening, sleuteloverdracht, publicatie of het versturen van gevoelige gegevens.
Verduidelijk
Stel precies vast welk gegeven, document, persoon of instructie niet consistent is.
Gebruik onafhankelijke bronnen
Controleer via het register, de notaris, de bank, een bekend kanaal, het originele document of een officiële bron.
Escalleer de zaak op
Breng de juiste verantwoordelijke op de hoogte: directie, juridische afdeling, compliance of IT-beveiliging.
Leg vast
Registreer de feiten, documenten, reacties, controles en de genomen beslissing.
Hoe u informatie opvraagt zonder spanning te creëren
Spreek over het proces en de bescherming van de transactie. Vermijd beschuldigingen, speculaties of uitdrukkingen waardoor de klant zich mogelijk geviseerd voelt.
“Deze controle geldt voor al onze klanten. We hebben de identiteit en, indien van toepassing, de vertegenwoordigingsbevoegdheid te verifiëren voordat we verdergaan.”
Leg uit welk document u nodig hebt, hoe het wordt gebruikt en wat de volgende stap is.
“We zien dat de betaling vanaf een andere rekening zal plaatsvinden. Kunt u ons de relatie uitleggen en de bijbehorende bewijsstukken aanleveren?”
Stel een open vraag. Presenteer een vermoeden niet als een feit.
“Om veiligheidsredenen vereist elke rekeningwijziging bevestiging via een vooraf geverifieerd kanaal voordat de betaling wordt uitgevoerd.”
Gebruik niet het telefoonnummer of de link in hetzelfde bericht waarin de wijziging wordt gemeld.
“Er is nog een controle in behandeling. We zetten deze stap stop totdat we deze hebben afgerond en laten u precies weten wat we nodig hebben.”
Bied een actie en een realistische termijn. Beloof geen goedkeuring voordat de beoordeling is afgerond.
Bepaal wie de zaak moet beoordelen
Pas deze matrix aan het handboek van uw makelaarskantoor aan. Niet alle problemen zijn juridisch en niet alle discrepanties wijzen op fraude.
| Niveau | Voorbeelden | Onmiddellijke actie | Aanbevolen verantwoordelijke |
|---|---|---|---|
| 🔵 Operationeel | Ontbrekend document, onvolledig gegeven of kleine discrepantie die kan worden opgehelderd. | De betreffende stap opschorten, informatie opvragen en de reactie vastleggen. | Verantwoordelijke makelaar of transactiecoördinator. |
| 🟡 Hoog | Onverklaarde derde partij, wijziging van IBAN, twijfelachtige volmacht, inconsistente tenaamstelling of gelden zonder duidelijke rechtvaardiging. | Geen gelden ontvangen of versturen. Documenten bewaren en om beoordeling verzoeken. | Directie, juridische afdeling, complianceverantwoordelijke of informatieveiligheid. |
| 🔴 Kritiek | Mogelijke vervalsing, identiteitsfraude, opzettelijke verhulling, fraude of aanwijzingen in verband met witwassen. | Voer de betreffende transactie niet uit. Pas het interne protocol toe en bewaar alle bewijzen. | Verantwoordelijke voor PBC/FT en bevoegde directie, met ondersteuning van juridische of technische aard waar nodig. |
Maak een controle of melding op basis van een aanwijzing niet bekend
Wanneer een transactie wordt onderzocht vanwege een mogelijke relatie met witwassen of terrorismefinanciering, informeer de klant dan niet dat er een beoordeling plaatsvindt of heeft plaatsgevonden van een melding aan Sepblac. Volg uitsluitend de geautoriseerde interne procedure. [1]
Wat een makelaar niet mag doen
De klant beschuldigen van fraude of witwassen uitsluitend op basis van een indruk.
Reserveringen of betalingen accepteren op een persoonlijke rekening of een rekening die niet is goedgekeurd door het makelaarskantoor.
Een wijziging van bankgegevens bevestigen door te antwoorden op dezelfde e-mail waarin deze wordt verzocht.
Het originele document dat de waarschuwing heeft veroorzaakt, bewerken, overschrijven of verwijderen. de waarschuwing.
Een juridische, fiscale, registratie- of hypotheekuitkomst beloven die buiten je bevoegdheid valt.
Een controle overslaan omdat de klant betrouwbaar of bekend lijkt, of een dringend antwoord eist.
Checklist voor de makelaar
Vink elk punt pas af wanneer het is geverifieerd. Deze lijst vervangt niet de interne procedure van je makelaarskantoor.
Veelvoorkomende vragen van de makelaar
Betekent een waarschuwingssignaal dat de klant een misdrijf pleegt?
Nee. Een signaal wijst erop dat er sprake is van een inconsistentie of risico dat moet worden geanalyseerd. Je mag niemand beschuldigen of conclusies trekken zonder een passende beoordeling.
Kan ik woningen blijven bezichtigen terwijl er documentatie ontbreekt?
Dat hangt af van welk document ontbreekt en van de procedure van je makelaarskantoor. Je mag niet doorgaan met handelingen waarvoor een identificatie, vertegenwoordiging of goedkeuring nog niet afgerond.
Wat doe ik wanneer een klant geïrriteerd raakt door de controles?
Leg uit dat het standaardcontroles zijn die worden toegepast om te beschermen alle partijen. Geef aan welke informatie nodig is, waarom en wat de volgende stap zal zijn.
Moet ik een IBAN verifiëren, ook als de e-mail authentiek lijkt?
Ja, wanneer het om een nieuwe rekening of een wijziging van instructies gaat. Bevestig via een vooraf bekend kanaal en pas het door het makelaarskantoor goedgekeurde autorisatiesysteem toe.
Wie beslist of een transactie aan Sepblac wordt gemeld?
De interne preventieprocedure moet worden gevolgd en de zaak moet worden gemeld aan de aangewezen verantwoordelijke. De makelaar mag niet improviseren, de klant informeren of een melding doen buiten het geautoriseerde proces.
Regelgeving en naslagbronnen
- BOE — Wet 10/2010, ter voorkoming van witwassen van geld en de financiering van terrorisme
- Sepblac — Aanbevelingen en risico-indicatoren voor meldingsplichtige entiteiten
- Registradores de España — Gidsen over lasten en de veilige aankoop van een woning
- Algemene Raad van het Notariaat — Woningen en onroerend goed
- INCIBE — Verificatie van overboekingen, bankrekeningen en urgente verzoeken