Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de eigen verwerkingen die worden uitgevoerd via RealtorList.Net is:

Het NIF, het zakelijke adres en de overige identificatiegegevens die van de persoon die de dienst verleent worden vereist, zijn permanent beschikbaar in de Juridische kennisgeving. Dit beleid voorkomt herhaling van persoonsgegevens die niet nodig zijn om de gegevensverwerkingen toe te lichten.

2. Wanneer treedt RealtorList op als verwerkingsverantwoordelijke of verwerker

RealtorList als verwerkingsverantwoordelijke

RealtorList treedt op als verwerkingsverantwoordelijke wanneer het de doeleinden en de wezenlijke middelen van de verwerking bepaalt. Dit is onder meer het geval bij het beheer van:

• De website, accounts en authenticatie.
• Overeenkomsten, betalingen, facturen en klantenservice.
• Gepubliceerde professionele profielen en contactkaarten.
• Verificatie-, moderatie-, fraudepreventie- en beveiligingsprocessen.
• Beoordelingen, reacties, klachten en bijbehorende auditlogs.
• Communicatie over de dienst en, waar van toepassing, commerciële communicatie.
• Statistieken, cookies en meetinstrumenten die door RealtorList zijn ingesteld.

RealtorList als verwerker

Wanneer een makelaarskantoor of professional informatie in de contactendatabase invoert over zijn eigen klanten, geïnteresseerden, eigenaren of samenwerkingspartners en bepaalt waarvoor deze wordt gebruikt, is dat makelaarskantoor of die professional doorgaans de verwerkingsverantwoordelijke en treedt RealtorList op als verwerker, waarbij de gegevens volgens de gedocumenteerde instructies worden verwerkt.

In die gevallen is naast de servicevoorwaarden de toepasselijke verwerkersovereenkomst van toepassing. De gebruiker of gebruikersorganisatie moet zijn contacten informeren, over een geldige rechtsgrond beschikken en de tools gebruiken in overeenstemming met de wetgeving.

Het bestaan van een technische tool geeft op zichzelf geen toestemming om contacten te importeren, communicatie te versturen of informatie van derden te bewaren zonder geldige rechtsgrond.

3. Welke persoonsgegevens wij kunnen verwerken

Afhankelijk van hoe je RealtorList gebruikt, kunnen wij de volgende categorieën verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens: voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijf, makelaarskantoor en functie.
• Account- en authenticatiegegevens: gebruikersnaam, interne identificatoren, cryptografische verificatie van het wachtwoord, voorkeuren, accountstatus en basislogs van toegang.
• Professionele gegevens: werkgebieden, talen, ervaring, specialisaties, diensten, soorten vastgoed, biografie, foto, logo, website, sociale media en verbondenheid met een makelaarskantoor.
• Profiel- en contactkaartgegevens: velden die de eigenaar openbaar wil maken zodat ze kunnen worden geraadpleegd of gedeeld.
• Contract- en factureringsgegevens: abonnement, toepasselijke limieten, bestellingen, factuuradres, fiscale gegevens, factuurnummer, betalingsstatus en referentie verstrekt door de betalingsverwerker.
• Verificatiegegevens: documenten of bewijzen die redelijkerwijs nodig zijn om identiteit, beroepsactiviteit of verbondenheid met een makelaarskantoor te verifiëren.
• Beoordelingen en moderatie: scores, opmerkingen, reacties, bewijzen, beoordelingsstatussen, moderatiebeslissingen en auditlogs.
• Contactgegevens beheerd door de gebruiker: naam, contactgegevens, notities, taken, gesprekken, berichten, commerciële status en de interactiegeschiedenis die door het makelaarskantoor of de professional is ingevoerd.
• Communicatie: supportberichten, interne chat, verzoeken, klachten, antwoorden en verzonden bestanden.
• Gebruik van kunstmatige intelligentie: instructies, vragen, verstrekte documenten, gegenereerde resultaten, beoordelingen en technische gegevens die nodig zijn om de functie te leveren en te beschermen.
• Professionele documenten: gegevens die zijn ingevoerd om conceptfacturen, reserveringsovereenkomsten of andere documenten die in het abonnement zijn ingeschakeld, op te stellen.
• Gebruiks- en beveiligingsgegevens: IP-adres, browser, apparaat, datum en tijd, technische gebeurtenissen, beveiligingslogboeken, relevante activiteit en cookievoorkeuren.
• Voorkeuren en toestemmingen: privacykeuzes, commerciële communicatie en cookie-instellingen.

Voer geen bijzonder beschermde gegevenscategorieën, volledige identiteitsdocumenten, bankgegevens, medische informatie, wachtwoorden, onnodige geheimen of gegevens van derden in die niet strikt noodzakelijk zijn voor een legitiem professioneel doel.

4. Waar de gegevens vandaan komen

De gegevens kunnen afkomstig zijn van:

• De betrokkene zelf, bij registratie, het afsluiten van een abonnement, het invullen van een profiel of contactopname.
• Een bevoegd makelaarskantoor, bedrijf of professional dat een profiel aanmaakt of beheert.
• Klanten, eigenaren, samenwerkingspartners of gebruikers die deelnemen aan communicatie of beoordelingen.
• Openbaar toegankelijke professionele bronnen, zoals bedrijfswebsites of professionele profielen.
• Aanbieders van betalingen, authenticatie, beveiliging of communicatie.
• Het apparaat en de browser tijdens het gebruik van de dienst.

Wanneer de gegevens niet rechtstreeks van de betrokkene worden verkregen, zal RealtorList de vereiste informatie over de verwerking verstrekken binnen de toepasselijke termijn en uiterlijk bij de eerste communicatie of wanneer de gegevens voor het eerst worden verstrekt, tenzij een wettelijke uitzondering van toepassing is.

Het gebruik van professionele informatie die op internet is gepubliceerd, maakt niet alle gegevens vrij herbruikbaar. RealtorList hanteert criteria van noodzaak, evenredigheid, juistheid, redelijke verwachtingen en recht van bezwaar.

5. Doeleinden en rechtsgronden

Wanneer een verwerking gebaseerd is op een gerechtvaardigd belang, worden de noodzaak ervan, de proportionaliteit en het effect op de rechten van personen beoordeeld. U kunt aanvullende informatie opvragen of bezwaar maken wanneer dit van toepassing is.

6. Openbare profielen, contactkaarten en beoordelingen

Professionele profielen en bepaalde velden van contactkaarten zijn openbaar. Ze kunnen door bezoekers worden geraadpleegd, via links worden gedeeld en in zoekmachines verschijnen.

• Er mogen alleen professionele gegevens worden gepubliceerd die geschikt zijn voor dat doel.
• Optionele velden worden als openbaar weergegeven voordat de gebruiker deze invult of activeert.
• Verificatiedocumenten worden niet als onderdeel van het profiel gepubliceerd.
• Degene die gegevens van een andere persoon verstrekt, verklaart over voldoende toestemming te beschikken.
• RealtorList kan om correcties, bewijsstukken of actualisering van de informatie verzoeken.
• De betrokkene kan rectificatie, afscherming of verwijdering verzoeken overeenkomstig de regelgeving en de afgenomen dienst.

Beoordelingen

Openbare beoordelingen kunnen de score, de goedgekeurde opmerking, de datum, een beperkte identificatie van de auteur en de professionele reactie tonen. Het e-mailadres, telefoonnummer, documenten en andere privégegevens van de beoordelaar worden niet gepubliceerd, behalve bij duidelijke informatie en geldige toestemming.

Alleen goedgekeurde beoordelingen worden opgenomen in openbare totalen. RealtorList kan beperkte informatie en auditlogboeken bewaren om duplicaten te voorkomen, fraude te onderzoeken, klachten te behandelen en moderatiebeslissingen te onderbouwen.

Redactionele distributie

Wanneer een afgenomen abonnement de distributie van profielen of content via andere media omvat van het netwerk van RealtorList, worden alleen de voorziene professionele gegevens en materialen gepubliceerd in de bestelling, het voorstel of de goedgekeurde briefing. Privégegevens van het account, facturering, verificatie, CRM of interne communicatie maken geen deel uit van die publicatie.

7. Privacy in professionele tools

Contactendatabase

De gebruiker mag alleen de informatie registreren die nodig is om een legitieme professionele relatie te beheren. Gekochte of onrechtmatig verkregen databases mogen niet worden geïmporteerd of gebruikt voor ongevraagde communicatie.

Interne chat

Berichten zijn bestemd voor professionele communicatie tussen geautoriseerde gebruikers. RealtorList mag metadata en inhoud verwerken wanneer dat nodig is om berichten te bezorgen, incidenten op te lossen, de beveiliging te beschermen, klachten te behandelen of aan een wettelijke verplichting te voldoen.

Kunstmatige intelligentie

Instructies en resultaten kunnen worden verwerkt door technologieleveranciers die optreden als subverwerkers of onafhankelijke leveranciers, afhankelijk van de gebruikte dienst. Voer geen vertrouwelijke gegevens of gegevens van derden in wanneer deze niet noodzakelijk zijn of wanneer u niet beschikt over een geldige rechtsgrond.

RealtorList staat het gebruik van klantgegevens voor onafhankelijke training van modellen van derden niet toe wanneer dit gebruik niet noodzakelijk is voor het verlenen van de dienst, tenzij hierover specifiek wordt geïnformeerd en er een geldige rechtsgrond bestaat.

Facturen en contracten

De gebruiker is verantwoordelijk voor de juistheid van de persoonsgegevens die hij invoert in de concepten en voor het beperken van het gebruik ervan tot personen die betrokken zijn bij de transactie of dienst. Documenten moeten worden gecontroleerd voordat ze worden uitgegeven, gedeeld of ondertekend.

Kennisbank

RealtorList kan verzoeken, zoekopdrachten en beoordelingen registreren om antwoorden te geven, problemen te signaleren en de organisatie van de inhoud te verbeteren, met toepassing van dataminimalisatie en toegangscontroles.

8. Verwerking van de gegevens die je over je contacten invoert

Wanneer RealtorList optreedt als verwerker, verwerkt het persoonsgegevens volgens de gedocumenteerde instructies van de accounthouder en uitsluitend om de gecontracteerde functies te leveren, te beschermen en te onderhouden.

De toepasselijke verwerkersovereenkomst moet onder meer het volgende regelen:

• Het onderwerp, de duur, de aard en het doel van de verwerking.
• De soorten gegevens en categorieën betrokkenen.
• De vertrouwelijkheid van degenen die toegang hebben tot de informatie.
• De technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen.
• De inschakeling en controle van subverwerkers.
• De ondersteuning bij de uitoefening van rechten en het beheer van datalekken.
• De teruggave, export of verwijdering van gegevens na afloop van de dienst.
• De informatie die nodig is om naleving aan te tonen.

De accounthouder blijft verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de verzameling, de aan zijn contacten verstrekte informatie, de verzonden communicatie, de bewaartermijnen en de aan RealtorList verstrekte instructies.

Gebruik RealtorList niet voor het opslaan van medische dossiers, strafrechtelijke informatie, biometrische gegevens, bankgegevens of andere bijzonder gevoelige categorieën, tenzij de functie daarvoor uitdrukkelijk is ontworpen, beoordeeld en gecontracteerd.

9. Ontvangers en dienstverleners

RealtorList verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens mogen uitsluitend worden doorgegeven of beschikbaar gesteld aan derden wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat en dit noodzakelijk is.

• Leveranciers van hosting, cloudinfrastructuur, beveiliging en back-ups.
• Leveranciers van e-mail, SMTP, berichtenverkeer en klantenservice.
• Betalingsverwerkers en tools voor fraudepreventie.
• Leveranciers van facturering, boekhouding, juridisch advies en administratief beheer.
• Leveranciers van AI, zoekfuncties en kennisbanken die in de dienst zijn ingeschakeld.
• Leveranciers van onderhoud, ontwikkeling, monitoring en technische ondersteuning.
• Analytische, advertentie- of meettools, wanneer toestemming of een andere geldige rechtsgrond bestaat.
• Andere gebruikers wanneer een communicatie- of samenwerkingsfunctie vereist dat gegevens aan hen worden getoond.
• Bezoekers, zoekmachines en online media met betrekking tot gepubliceerde professionele informatie.
• Overheidsinstanties, rechters, rechtbanken, veiligheidsdiensten en bevoegde autoriteiten wanneer dit verplicht is.

Leveranciers die gegevens verwerken namens RealtorList zijn onderworpen aan contracten inzake gegevensbescherming en mogen alleen toegang krijgen tot de informatie die nodig is voor hun functie. Wanneer een derde zijn eigen doeleinden bepaalt, handelt deze als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke en moet deze eigen privacyinformatie verstrekken.

10. Internationale doorgiften

Sommige leveranciers kunnen gegevens verwerken vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte. Voordat RealtorList deze diensten gebruikt, beoordeelt het het toepasselijke mechanisme en de geboden waarborgen.

Doorgiften kunnen, afhankelijk van het geval, gebaseerd zijn op:

• Een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie.
• Standaardcontractbepalingen die door de Europese Commissie zijn goedgekeurd.
• Het EU-VS-kader voor gegevensbescherming. VS, wanneer de ontvanger hieraan deelneemt en de verwerking eronder valt.
• Bindende bedrijfsvoorschriften of andere wettelijk erkende waarborgen.
• Een wettelijke uitzondering die van toepassing is op een specifieke en incidentele doorgifte.

Waar nodig worden aanvullende contractuele, technische of organisatorische maatregelen toegepast. Je kunt informatie over de toepasselijke waarborgen opvragen door te schrijven naar partners@realtorlist.net.

11. Hoe lang we gegevens bewaren

Wanneer gegevens moeten worden bewaard om aansprakelijkheden af te handelen, blijven ze geblokkeerd of met beperkte toegang en worden ze niet gebruikt voor onverenigbare doeleinden.

12. Jouw rechten

Je kunt de volgende rechten uitoefenen wanneer deze van toepassing zijn:

• Toegang tot uw persoonsgegevens en informatie over de verwerking ervan.
• Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens.
• Verwijdering van gegevens wanneer dat van toepassing is.
• Bezwaar tegen verwerkingen op basis van gerechtvaardigd belang of voor direct marketing.
• Beperking van de verwerking in de wettelijk voorziene gevallen.
• Overdraagbaarheid van verstrekte gegevens wanneer de verwerking geautomatiseerd is en gebaseerd is op toestemming of een overeenkomst.
• Intrekking van toestemming, zonder afbreuk te doen aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.
• Niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluiten met juridische of vergelijkbare significante gevolgen.
• Informatie aanvragen over de waarborgen van een internationale doorgifte.

RealtorList reageert in het algemeen binnen één maand na ontvangst. Deze termijn kan met nog eens twee maanden worden verlengd wanneer het verzoek complex is of er een groot aantal verzoeken is, waarbij over de verlenging en de redenen daarvoor wordt geïnformeerd.

Het uitoefenen van rechten is gratis. Wanneer een verzoek echter kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name wegens het repetitieve karakter ervan, kunnen de maatregelen worden toegepast die door de regelgeving zijn toegestaan.

Je kunt ook een klacht indienen bij de Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit als je van mening bent dat de verwerking niet in overeenstemming is met de regelgeving.

Wanneer RealtorList uitsluitend als verwerker optreedt voor gegevens die zijn ingevoerd door een makelaarskantoor of professional, kan het verzoek worden doorgestuurd naar de betreffende verwerkingsverantwoordelijke of kan daarbij ondersteuning worden geboden overeenkomstig de verwerkersovereenkomst.

13. Geautomatiseerde besluitvorming en kunstmatige intelligentie

RealtorList maakt momenteel geen gebruik van besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking die juridische gevolgen hebben voor een persoon of hem of haar op vergelijkbare en significante wijze treffen.

Puntberekeningen, technische controles, antispamfilters en ondersteunende hulpmiddelen voor moderatie kunnen bepaalde handelingen automatiseren, maar de relevante maatregelen over verificatie, opschorting, verwijdering of klachten moeten door een persoon kunnen worden beoordeeld.

De resultaten die door hulpmiddelen voor kunstmatige intelligentie worden gegenereerd, zijn ondersteunende inhoud en vormen op zichzelf geen juridische, financiële, fiscale of vastgoedbeslissing die is genomen door RealtorList.

Indien in de toekomst een geautomatiseerde beslissing met juridische of vergelijkbare gevolgen wordt ingevoerd, zal vooraf de vereiste informatie worden verstrekt over de onderliggende logica, het belang, de gevolgen en de beschikbare rechten.

14. Cookies en vergelijkbare technologieën

RealtorList gebruikt cookies die noodzakelijk zijn voor de werking en beveiliging van de website. Analytische, advertentie- of cookies van derden waarvoor toestemming vereist is, blijven geblokkeerd totdat de gebruiker deze accepteert.

Je kunt de categorieën, doeleinden, aanbieders, duur en configuratieopties raadplegen in de Cookiebeleid en je keuze wijzigen via de permanente configuratielink.

15. Beveiliging en incidentbeheer

RealtorList past technische en organisatorische maatregelen toe die in verhouding staan tot de risico's, waaronder toegangscontroles, authenticatie, back-ups, updates, activiteitenregistratie, functiescheiding en waar nodig vertrouwelijkheidsmaatregelen.

Geen enkel systeem dat met internet is verbonden kan absolute veiligheid garanderen. Gebruikers moeten hun inloggegevens beschermen, de machtigingen van hun apparaten beperken, verleende toegangen controleren en verdachte activiteiten melden.

Wanneer zich een inbreuk op de beveiliging van persoonsgegevens voordoet, zal RealtorList het incident documenteren en de meldingen doen aan de autoriteit of aan de betrokken personen wanneer dit wettelijk verplicht is.

16. Minderjarigen

De professionele profielen, contracteringen en hulpmiddelen van RealtorList zijn bedoeld voor personen met voldoende handelingsbekwaamheid om professioneel te handelen of namens een onderneming op te treden.

Er mogen geen professionele accounts worden aangemaakt en geen gegevens van minderjarigen worden ingevoerd zonder een legitiem doel, een geldige rechtsgrond en de nodige toestemmingen. Als we gegevens van een minderjarige vaststellen die onrechtmatig worden verwerkt, kunnen we deze blokkeren en de informatie opvragen die nodig is om ze te verwijderen of de verwerking te regulariseren.

17. Wijzigingen, interpretatie en contact

Dit beleid kan worden bijgewerkt om juridische, technische wijzigingen, op het gebied van beveiliging, aanbieders of diensten weer te geven. De geldende versie is de versie die wordt gepubliceerd op deze pagina en vermeldt de datum van de laatste update.

Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor een doel, rechtsgrond, ontvanger of gebruik van de gegevens, wordt aanvullende informatie verstrekt en wordt indien nodig opnieuw toestemming gevraagd.

Dit beleid moet worden gelezen in samenhang met het Juridische kennisgeving, de Cookiebeleid en de voorwaarden die van toepassing zijn op de afgenomen dienst.