Upptäck det som inte stämmer innan det blir ett problem.
En bra försäljning handlar inte bara om att gå snabbt fram. Det handlar också om att veta när man ska stanna upp, kontrollera och skydda kunden, byrån och själva affären.
- Pausa
- Kontrollera
- Dokumentera
- Eskalera
- Kommunicera lugnt
En varningssignal bevisar inte i sig att det förekommer bedrägeri. Den visar att något måste klargöras innan pengar tas emot, dokument undertecknas, en bostad publiceras eller affären fortsätter.
Analysera fakta, inte personliga profiler
Granskningen ska baseras på affären, dokumentationen, ursprunget till medlen, representationen och uppgifternas samstämmighet. Använd aldrig ålder, nationalitet, utseende, accent, kön, funktionsnedsättning eller någon annan personlig egenskap som ersättning för en professionell bedömning.
Tillämpa samma protokoll
Använd den godkända processen för identifiering, dokumentation och betalningar för alla kunder. Konsekvens skyddar teamet och minskar improviserade beslut.
Sök efter samstämmighet
Personuppgifter, ekonomisk kapacitet, syftet med köpet, ägandet och betalningssätten måste bilda en begriplig och verifierbar helhet.
Registrera konkreta fakta
Anteckna vad som mottogs, vad som inte stämde överens, vad som frågades, vad kunden svarade och vem som godkände nästa steg. Undvik personliga åsikter eller etiketter.
Varför denna process är viktig i Spanien
De som yrkesmässigt bedriver verksamhet inom agentur, provisionsverksamhet eller förmedling vid köp och försäljning av fastigheter omfattas av den spanska lagstiftningen som rapporteringsskyldiga verksamhetsutövare enligt regelverket för att förebygga penningtvätt. Identifiering av kunden, den verkliga huvudmannen och syftet med affärsrelationen ingår i åtgärderna för kundkännedom. [1]
Använd detta trafikljus innan du går vidare
Målet är inte att döma kunden. Det är att avgöra om du kan fortsätta som vanligt, om du behöver förtydliganden eller om du måste avbryta en oåterkallelig åtgärd och begära intern granskning.
Informationen är sammanhängande
Du kan fortsätta enligt det vanliga förfarandet.
- Identitet och behörighet har verifierats.
- Transaktionens syfte är förståeligt.
- Dokumenten är sinsemellan konsekventa.
- Betalningarna är spårbara och kontot är bekräftat.
Något behöver förtydligas
Pausa det berörda steget och begär ytterligare information.
- Ofullständiga uppgifter eller mindre avvikelser.
- Medverkan av en tredje part utan förklaring.
- Ovanlig brådska med att boka eller överföra pengar.
- Ett dokument som ännu inte kan verifieras.
Genomför inte nästa steg
Spara bevis och aktivera det interna förfarandet.
- Möjlig förfalskning eller identitetsbedrägeri.
- Brådskande ändring av bankkonto.
- Begäran om att dölja pris eller betalningar.
- Omöjlighet att identifiera parterna.
Varningssignaler och hur du ska agera
Använd dessa kort vid kundintag, kvalificering, bokning, förhandling, undertecknande och uppföljning av betalningar.
Identitet och behörighet
- Namnet, fotot, underskriften, telefonnumret eller adressen stämmer inte överens mellan dokumenten.
- Personen undviker att identifiera sig eller skickar endast ofullständiga skärmbilder av låg kvalitet.
- Någon agerar på köparens eller säljarens vägnar, men uppvisar ingen verifierbar fullmakt eller behörighet.
- Ett bolag deltar utan att det framgår tydligt vem som företräder det eller vem som är dess verkliga huvudman.
Verifiera identiteten enligt det interna förfarandet. När ett bolag eller en representant medverkar, kontrollera behörigheten att företräda bolaget och den verkliga huvudmannen innan du fortsätter.
Så kan du säga: För att skydda alla parter behöver vi slutföra verifieringen av identitet och behörighet innan vi går vidare.
Syfte och medlens ursprung
- Transaktionen stämmer inte överens med den verksamhet eller ekonomiska kapacitet som har angetts.
- Medlen kommer från en orelaterad person eller ett orelaterat bolag utan någon tydlig anledning.
- Överföringar från flera konton föreslås utan förklaring.
- Det begärs att ett annat pris ska anges, att en betalning ska döljas eller delas upp för att undvika kontroller.
Begär en dokumenterad förklaring om syftet, verksamheten och medlens ursprung. Om informationen fortfarande inte är sammanhängande, hänvisa ärendet till intern ansvarig för förebyggande åtgärder.
Så kan du säga: Vi behöver förstå och dokumentera var betalningen kommer ifrån och vem som deltar i den. Det är en standardkontroll av transaktionen.
Äganderätt, belastningar och fastighetens status
- Säljaren överensstämmer inte med den registrerade ägaren.
- Registerutdraget är inaktuellt eller visar inteckningar, utmätningar, begränsningar eller andra oförklarade belastningar.
- Yta, användning eller beskrivning överensstämmer inte mellan fastighetsregistret, Catastro, lagfarten och den faktiska situationen.
- Det finns boende, hyresförhållanden, arbeten eller utbyggnader vars situation inte är dokumenterad.
Skaffa uppdaterad registerinformation och jämför äganderätt, belastningar, lagfart och fastighetsregisteruppgifter. Begär juridisk granskning vid varje väsentlig avvikelse. [3] [4]
Så kan du säga: Innan fastigheten presenteras som redo för försäljning, måste vi bekräfta äganderätten och lösa dessa dokumentationsskillnader.
Pris, reservation och betalningssätt
- Det utövas press att betala innan skriftliga villkor finns tillgängliga.
- Man uppmanas att sätta in pengar på ett personligt konto, ett okänt konto eller ett annat än det som tidigare verifierats.
- Priset är onormalt högt eller lågt utan en begriplig affärsmässig motivering.
- Man uppmanas att återbetala medel till ett annat konto än det konto från vilket de mottogs.
Använd endast avtal, kvitton och konton som godkänts av byrån. Bekräfta skriftligen syfte, belopp, kontoinnehavare och återbetalningsvillkor.
Så kan du säga: Vi skickar inga betalningsinstruktioner förrän villkoren och mottagarkontot har verifierats genom vår process.
Dokument och underskrifter
- Datum, namn, nummer eller underskrifter stämmer inte överens.
- Det saknas sidor, det finns beskurna områden eller inslag som verkar ha lagts till.
- Dokumentet kommer från en domän eller kontakt som inte är erkänd.
- Det insisteras på att använda en ändrad version utanför det godkända systemet.
Begär original, verifierbara kopior eller dokument som erhållits via en oberoende källa. Behåll den mottagna versionen och ändra inte originalfilen.
Så kan du säga: Det finns uppgifter som inte stämmer överens mellan versionerna. Vi behöver en verifierbar kopia innan vi kan använda dokumentet.
Tredje parter, bolag och fullmakter
- En person svarar för alla parter och undviker direktkontakt med kunden.
- Bolagsstrukturen är onödigt komplex för den beskrivna transaktionen.
- Den uppvisade fullmakten identifierar inte tydligt fastigheten eller de nödvändiga befogenheterna.
- Betalaren, köparen och den verkliga huvudmannen överensstämmer inte och det finns ingen dokumenterad förklaring.
Identifiera varje deltagare, deras roll, behörighet att företräda och relationen mellan dem. Begär juridisk granskning när fullmakten eller strukturen inte är tydlig.
Så kan du säga: Vi behöver identifiera varje persons roll och bekräfta vem som kan fatta beslut och underteckna i denna transaktion.
Identitetsbedrägeri och ändring av bankkonto
- Ett nytt IBAN kommer via e-post eller meddelande strax före en överföring.
- Meddelandet kräver brådska, konfidentialitet eller att man inte ska rådgöra med någon annan.
- Avsändarens domän har en annan bokstav eller så används ett nytt kontaktkonto.
- En oväntad faktura eller instruktion bifogas med ändrade bankuppgifter.
Stoppa betalningen. Bekräfta ändringen via ett nummer eller en kanal som är känd sedan tidigare, inte via uppgifterna i det misstänkta meddelandet. Tillämpa dubbel verifiering innan du godkänner överföringen. [5]
Så kan du säga: Av säkerhetsskäl verifieras ingen kontoändring enbart via e-post. Vi bekräftar det via en oberoende kanal.
Press, brådska och kringgående av processen
- ”Det måste undertecknas i dag” utan en verifierbar anledning.
- Man uppmanas att undvika advokaten, notarien, banken eller den complianceansvariga.
- Kunden vägrar upprepade gånger att lämna grundläggande information men kräver att processen fortsätter.
- Man begär att inget kvitto, ingen faktura, inget avtal eller någon registrering av en del av överenskommelsen utfärdas.
Sänk tempot, identifiera vad som saknas och förklara nästa steg. Argumentera inte och anklaga inte. När kunden försöker kringgå väsentliga kontroller, eskalera ärendet.
Så kan du säga: Jag förstår att tiden är viktig, men vi kan inte utelämna denna kontroll. Så snart den är klar fortsätter vi.
En ovanlig transaktion kräver analys, inte en automatisk slutsats
Reglerna kräver att transaktioner granskas särskilt noggrant när de är komplexa, ovanliga, saknar uppenbart ekonomiskt syfte eller har tecken på skentransaktion eller bedrägeri, och att resultatet av granskningen dokumenteras. [1] [2]
När något inte stämmer, använd PAUSA
Denna metod hjälper till att upprätthålla ett lugnt, professionellt och dokumenterat agerande, även när det finns press att gå vidare.
Pausa
Stoppa den oåterkalleliga åtgärden: betalning, underskrift, överlämning av nycklar, publicering eller överföring av känsliga uppgifter.
Klargör
Identifiera exakt vilken uppgift, handling, person eller instruktion som inte är konsekvent.
Använd oberoende källor
Verifiera via register, notarie, bank, känd kanal, originalhandling eller officiell källa.
Eskalera ärendet
Informera rätt ansvarig: ledning, juridisk rådgivning, regelefterlevnad eller IT-säkerhet.
Dokumentera
Registrera händelser, dokument, svar, kontroller och det fattade beslutet.
Så begär du information utan att skapa spänningar
Tala om processen och skyddet av transaktionen. Undvik att anklaga, spekulera eller använda formuleringar som kan få kunden att känna sig utpekad.
”Denna kontroll tillämpas på alla våra kunder. Vi behöver verifiera identiteten och, när det är tillämpligt, behörigheten att företräda innan vi fortsätter.”
Förklara vilket dokument du behöver, hur det kommer att användas och vad nästa steg är.
”Vi ser att betalningen kommer att ske från ett annat konto. Kan du förklara relationen och lämna relevant underlag?”
Ställ en öppen fråga. Presentera inte en misstanke som ett faktum.
”Av säkerhetsskäl kräver varje kontoändring bekräftelse via en tidigare verifierad kanal innan betalningen genomförs.”
Använd inte telefonnumret eller länken i samma meddelande som meddelar ändringen.
”En kontroll återstår. Vi kommer att stoppa detta steg tills den är klar och vi anger exakt vad vi behöver.”
Erbjud en åtgärd och en realistisk tidsram. Lova inte ett godkännande innan granskningen är slutförd.
Avgör vem som ska granska ärendet
Anpassa denna matris till din byrås handbok. Alla problem är inte juridiska och alla avvikelser innebär inte bedrägeri.
| Nivå | Exempel | Omedelbar åtgärd | Rekommenderad ansvarig |
|---|---|---|---|
| 🔵 Operativ | Saknat dokument, ofullständig uppgift eller mindre avvikelse som kan klargöras. | Pausa det berörda steget, begär information och registrera svaret. | Ansvarig agent eller transaktionskoordinator. |
| 🟡 Hög | Oförklarad tredje part, IBAN-ändring, tveksam fullmakt, inkonsekvent ägarskap eller medel utan tydlig motivering. | Ta inte emot eller skicka några medel. Bevara dokumenten och begär en granskning. | Ledning, juridisk rådgivning, ansvarig för regelefterlevnad eller IT-säkerhet. |
| 🔴 Kritisk | Möjlig förfalskning, identitetsbedrägeri, avsiktligt undanhållande, bedrägeri eller indikationer kopplade till penningtvätt. | Genomför inte den berörda transaktionen. Tillämpa det interna protokollet och bevara all bevisning. | Ansvarig för PBC/FT och behörig ledning, med stöd från juridisk eller teknisk expertis vid behov. |
Avslöja inte en granskning eller rapportering på grund av en indikation
När en transaktion granskas på grund av en möjlig koppling till penningtvätt eller finansiering av terrorism, informera inte kunden om att en rapportering till Sepblac övervägs eller har gjorts. Följ enbart det auktoriserade interna förfarandet. [1]
Vad en mäklare inte får göra
Anklaga kunden för bedrägeri eller penningtvätt enbart utifrån ett intryck.
Acceptera reservationer eller betalningar till ett personligt konto eller ett konto som inte godkänts av byrån.
Bekräfta en ändring av bankuppgifter genom att svara på samma e-postmeddelande som begär den.
Redigera, skriva över eller radera originaldokumentet som utlöste varningen.
Utlova ett juridiskt, skattemässigt, registrerings- eller bolånerelaterat resultat utanför din kompetens.
Kringgå en kontroll eftersom kunden verkar pålitlig, är känd eller kräver ett brådskande svar.
Mäklarens checklista
Markera varje punkt först när den har verifierats. Denna lista ersätter inte din byrås interna förfarande.
Mäklarens vanliga frågor
Innebär en varningssignal att kunden begår ett brott?
Nej. En signal visar att det finns en inkonsekvens eller risk som måste analyseras. Du får inte anklaga eller dra slutsatser utan en lämplig granskning.
Kan jag fortsätta visa bostäder medan dokumentation saknas?
Det beror på vilket dokument som saknas och din byrås förfarande. byrå. Du får inte gå vidare med åtgärder som kräver en identifiering, representation eller ett godkännande som ännu inte har slutförts.
Vad gör jag när en kund blir irriterad över kontrollerna?
Förklara att det är standardkontroller som tillämpas för att skydda alla parter. Ange vilken information som behövs, varför och vilket nästa steg blir.
Ska jag verifiera ett IBAN även om e-postmeddelandet verkar äkta?
Ja, när det gäller ett nytt konto eller en ändring av instruktioner. Bekräfta via en tidigare känd kanal och tillämpa det auktorisationssystem som godkänts av byrån.
Vem avgör om en transaktion ska rapporteras till Sepblac?
Det interna förebyggande förfarandet ska följas och ärendet ska rapporteras till den utsedda ansvariga personen. Mäklaren får inte improvisera, informera kunden eller göra en rapportering utanför den godkända processen.
Regelverk och informationsresurser
- BOE — Lag 10/2010 om förebyggande av penningtvätt och finansiering av terrorism
- Sepblac — Rekommendationer och riskindikatorer för rapporteringspliktiga verksamheter
- Spaniens fastighetsregister — Vägledningar om belastningar och säkra bostadsköp
- Notariernas allmänna råd — Bostäder och fastigheter
- INCIBE — Verifiering av överföringar, bankkonton och brådskande förfrågningar