Ein reibungsloser Kauf- und Verkaufsprozess beginnt lange vor der Unterzeichnung.
Der Kunde erinnert sich an den Preis und die Immobilie, aber auch daran, wie Sie ihm während des Prozesses ein Gefühl vermittelt haben. Ein klarer Ablauf, vorbereitete Unterlagen und eine kontinuierliche Kommunikation verringern Unsicherheit, vermeiden Verzögerungen und tragen zu einem vertrauensvolleren Abschluss bei.
- Klarer Ablauf
- Vorbereitete Unterlagen
- Informierter Kunde
- Sichtbarer nächster Schritt
- Geprüfte Zahlungen
Es gibt keinen identischen Zeitplan für alle Transaktionen. Finanzierung, Belastungen, Unterlagen, die Art der Immobilie, die autonome Gemeinschaft und die Situation der Parteien können den Zeitrahmen verändern. Stellen Sie den Prozess stets als orientierenden Ablauf dar.
Der Makler zeigt nicht nur eine Immobilie
Ihr Mehrwert liegt darin, den Ablauf zu organisieren, fehlende Unterlagen zu erkennen, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten und dafür zu sorgen, dass jede Entscheidung mit ausreichenden Informationen getroffen wird.
Definieren Sie den Ablauf
Erläutern Sie die Phasen, die Beteiligten, die erforderlichen Unterlagen und welche Umstände den geplanten Termin verändern können.
Bleiben Sie in Kontakt
Informieren Sie auch dann, wenn es keine Neuigkeiten gibt. Eine kurze Nachricht verhindert, dass der Kunde das Schweigen als mangelnde Kontrolle interpretiert.
Behalten Sie die Akte im Blick
Dokumentieren Sie Unterlagen, Verantwortliche, Termine, Bedingungen, Zahlungen, Änderungen und Entscheidungen im CRM oder in der freigegebenen Akte.
Koordinieren Sie Spezialisten
Wenn eine rechtliche, steuerliche, technische, hypothekarische oder baurechtliche Frage aufkommt, ziehen Sie den zuständigen Fachmann hinzu und koordinieren Sie die Nachverfolgung.
Der Prozess in zehn Phasen
Die Reihenfolge kann variieren, doch diese Abfolge ermöglicht es dem Makler, die Transaktion vom ersten Kontakt bis zur Schlüsselübergabe einfach zu erklären.
Erstgespräch
Ziele, finanzielle Möglichkeiten, Immobilie und Erwartungen.
Vorbereitung
Finanzierung, Unterlagen und Strategie.
Markt und Besichtigungen
Vermarktung, Suche, Auswahl und Feedback.
Angebot
Preis, Bedingungen, Fristen und Angebot.
Privatvertrag
Reservierung, Vertrag oder Anzahlungsvertrag, je nach Fall.
Prüfungen
Eigentumsverhältnisse, Belastungen, Catastro und tatsächlicher Zustand.
Finanzierung
Bewertung, Bank und Hypothekenunterlagen.
Vorbereitung der Unterzeichnung
Notariat, Zahlungen, Bescheinigungen und Bestätigungen.
Öffentliche Urkunde
Unterzeichnung, Zahlung, Übergabe und Einreichung beim Grundbuchamt.
Nach dem Kauf
Steuern, Eintragung, Versorgungsanschlüsse und Nachverfolgung.
Was in jeder Phase passieren muss
Jeder Abschnitt zeigt die vertriebliche Verantwortung des Maklers und die Informationen, die jede Partei normalerweise benötigt.
Erstgespräch und Erstqualifizierung
Verstehen, wer der Kunde ist, was er erreichen möchte und welche Bedingungen die Transaktion beeinflussen können.
- Ermittelt Ziele, Fristen und Prioritäten.
- Erläutert den Ablauf und die nächsten Schritte.
- Eröffnet die Akte und dokumentiert Vollmachten.
- Legt Kommunikationskanal und -frequenz fest.
- Bestätigt Eigentumsverhältnisse und Verkaufsgrund.
- Erläutert Nutzung, Belastungen und die tatsächliche Situation.
- Gibt den gewünschten Zeitrahmen und besondere Bedingungen an.
- Legt Budget und verfügbare Mittel fest.
- Bestätigt, ob eine Finanzierung benötigt wird.
- Priorisiert Lage, Nutzung, Größe und Bedingungen.
Gehen Sie nicht von Annahmen aus. Bestätigen Sie schriftlich, wer Entscheidungen trifft, wer unterzeichnet, wie finanziert wird und welche Frist eingehalten werden soll.
Unterlagen und Finanzierungsvorbereitung
Die wesentlichen Informationen zusammentragen, bevor Erwartungen geweckt oder Termine verbindlich zugesagt werden.
- Erstellen Sie eine Liste der noch ausstehenden Unterlagen.
- Prüfen Sie, dass die Kopien lesbar und aktuell sind.
- Weisen Sie jedem offenen Punkt einen Verantwortlichen und ein Datum zu.
- Trennen Sie bestätigte Fakten von noch zu prüfenden Informationen.
- Legen Sie die Urkunde oder den Eigentumsnachweis vor.
- Stellen Sie Angaben zu IBI, Eigentümergemeinschaft und Versorgungsleistungen bereit.
- Bereiten Sie einen gültigen Energieausweis vor.
- Geben Sie Bewohner, Mietverhältnisse und Baumaßnahmen an.
- Bereiten Sie Ausweisdokumente und Finanzmittel vor.
- Beantragen Sie eine Finanzierungsprüfung oder Hypothekenvorabgenehmigung.
- Planen Sie Budget für Kosten und Steuern ein.
- Bestätigen Sie, ob Sie persönlich oder per Vollmacht unterzeichnen.
Stellen Sie einen Unterzeichnungstermin nicht als endgültig dar, solange wesentliche Unterlagen, die Finanzierung oder Vollmachten noch ausstehen.
Markteintritt, Suche und Besichtigungen
Die Immobilie klar präsentieren oder dem Käufer helfen, passende Optionen zu filtern.
- Nutzen Sie überprüfbare Informationen und echte Fotos.
- Dokumentieren Sie Besichtigungen, Fragen und Feedback.
- Erläutern Sie Kosten, Zustand und bekannte Einschränkungen.
- Passen Sie die Strategie anhand von Marktdaten an.
- Ermöglichen Sie den Zugang und halten Sie die Immobilie präsentabel.
- Bestätigen Sie, welche Bestandteile enthalten sind.
- Informieren Sie über Mängel und relevante Umstände.
- Bewerten Sie die Immobilie nach den tatsächlichen Prioritäten.
- Stellen Sie technische und praktische Fragen.
- Stützen Sie Ihre Entscheidung nicht allein auf Fotos oder Dekoration.
Angebot und Verhandlung
Ein vollständiges Angebot umfasst weit mehr als nur einen Betrag.
- Reichen Sie das Angebot schriftlich ein.
- Geben Sie Preis, Zahlungsweise und Zeitplan an.
- Halten Sie Möbel, Bedingungen und Vorbehalte fest.
- Vermeiden Sie es, unvollständige Vereinbarungen als abgeschlossen darzustellen.
- Bewerten Sie Preis und Sicherheit des Käufers.
- Bestätigen Sie, was akzeptiert, abgelehnt oder geändert wird.
- Berücksichtigen Sie Fristen für Umzug und Lastenfreistellung.
- Legen Sie den Höchstbetrag und die wesentlichen Bedingungen fest.
- Geben Sie an, ob die Transaktion von einer Finanzierung abhängt.
- Vermeiden Sie es, nicht verfügbare Mittel zuzusagen.
Eine mündliche Annahme ersetzt kein klares Dokument. Fassen Sie die Vereinbarung schriftlich zusammen und bitten Sie um Bestätigung von Beteiligten durchgeführt werden.
Reservierung, Anzahlungsvertrag oder privater Vertrag
Das Dokument muss die Vereinbarung genau widerspiegeln, ihre Bedingungen und die Folgen einer Nichteinhaltung.
- Verwenden Sie von der Agentur genehmigte Dokumente.
- Geben Sie Parteien, Immobilie, Betrag und Konto an.
- Nehmen Sie die vereinbarten Fristen und Bedingungen auf.
- Koordinieren Sie gegebenenfalls eine rechtliche Prüfung.
- Verstehen Sie, welche Verpflichtungen Sie eingehen.
- Bestätigen Sie die Verfügbarkeit der Immobilie.
- Stellen Sie vollständige Informationen über Lasten und Nutzung bereit.
- Verstehen Sie, was Sie wofür bezahlen.
- Prüfen Sie Fristen, Rückerstattung und Finanzierung.
- Überprüfen Sie den Kontoinhaber des Zielkontos.
Nehmen Sie kein Geld an und senden Sie kein Geld, ohne den Verwendungszweck, die Bedingungen, den Kontoinhaber und die entsprechende Berechtigung zu identifizieren.
Rechtliche und technische Prüfungen
Bestätigen, dass die Immobilie und die Unterlagen übereinstimmen mit dem, was die Parteien zu kaufen und zu verkaufen glauben.
- Koordinieren Sie den Grundbuchauszug und die Katasterunterlagen.
- Ermitteln Sie Abweichungen und teilen Sie diese mit.
- Fordern Sie ausstehende Bescheinigungen und Nachweise an.
- Leiten Sie technische oder rechtliche Fragen weiter.
- Erläutern Sie Hypotheken, Pfändungen oder Einschränkungen.
- Legen Sie gegebenenfalls die Bescheinigung der Eigentümergemeinschaft vor.
- Klären Sie Baumaßnahmen, Mietverhältnisse und Bewohner.
- Prüfen Sie Eigentumsverhältnisse, Rechte und Lasten.
- Überprüfen Sie Fläche, Nutzung und physischen Zustand.
- Holen Sie bei Bedarf unabhängigen Rat ein.
Der Grundbuchauszug dient Informationszwecken und weist die Eigentümer aus, Rechte und Belastungen, die zum Zeitpunkt ihrer Ausstellung bestehen. Eine wesentliche Abweichung muss vor der Unterzeichnung geklärt werden. [2]
Finanzierung und Bewertung
Käufer, Bank, Gutachter und Notariat koordinieren, ohne eine Vorabgenehmigung mit einer endgültigen Zusage zu verwechseln.
- Ermöglicht den Zugang für die Bewertung.
- Bestätigt Meilensteine und ausstehende Unterlagen.
- Vermeidet Zusagen zu Entscheidungen der Bank.
- Stimmt den Vertrag auf die Finanzierungsfristen ab.
- Ermöglicht den Besichtigungstermin des Gutachters.
- Bereitet Daten zur bestehenden Hypothek vor.
- Fordert gegebenenfalls den Saldo und das Verfahren zur Löschung an.
- Reicht Finanzunterlagen bei der Bank ein.
- Vergleicht FEIN, FiAE und die Gesamtkosten.
- Erledigt gegebenenfalls die vorherige notarielle Niederschrift.
Bei Geschäften, die den Hypothekenvorschriften unterliegen, muss das Kreditinstitut die vorvertraglichen Unterlagen innerhalb der geltenden gesetzlichen Frist, in der Regel mindestens zehn Kalendertage vor der Unterzeichnung, übergeben. [3]
Vorbereitung der Urkunde
Daten, Unterlagen, Zahlungen und Logistik bestätigen bevor ein verbindlicher Termin reserviert wird.
- Übermittelt die korrekten Daten aller Parteien.
- Bestätigt Notariat, Uhrzeit, Sprache und Teilnehmer.
- Prüft Inventar, Schlüssel und Besitzübergabe.
- Verteilt eine abschließende Liste offener Punkte.
- Bereitet Bescheinigungen und Originalunterlagen vor.
- Bestätigt das Zahlungskonto und die Löschung von Belastungen.
- Organisiert die Übergabe frei von Bewohnern gemäß Vereinbarung.
- Bestätigt Mittel und Zahlungswege.
- Prüft Entwürfe rechtzeitig.
- Stellt Fragen vor dem Tag der Unterzeichnung.
Überprüft jede Änderung der Bankverbindung über einen unabhängigen Kanal, bevor Überweisungen veranlasst oder entgegengenommen werden.
Unterzeichnung vor dem Notar
Die öffentliche Urkunde dokumentiert die Übertragung und bietet Kontrollen der Identität, Rechtmäßigkeit und Rechtssicherheit.
- Prüft Anwesenheit und Unterlagen.
- Erleichtert die Kommunikation zwischen den Parteien.
- Ersetzt nicht die Erläuterungen des Notars.
- Dokumentiert Unterzeichnung, Zahlung und Übergabe in der Akte.
- Unterzeichnet und erhält die vereinbarte Zahlung.
- Übergibt Besitz, Schlüssel und Inventar gemäß Vertrag.
- Erledigt Löschungen und ausstehende Verpflichtungen.
- Unterzeichnet und zahlt den vereinbarten Preis.
- Erhält Unterlagen und Besitz.
- Bestätigt die Abwicklung von Steuern und Eintragung.
Der Notar prüft unter anderem die Identität und Geschäftsfähigkeit der Parteien, den Eigentumstitel des Verkäufers, Eigentum und Belastungen, Eigentümergemeinschaft, Katasterdaten, Zahlungswege und Energieausweis. [1]
Steuern, Eintragung, Übergabe und Nachverkaufsservice
Der Geschäftsvorgang endet nicht mit dem Verlassen des Notariats.
- Bestätigt, wer Steuern und Eintragung abwickelt.
- Dokumentiert die Schlüsselübergabe und Zählerstände.
- Stellt Kontakte zur Eigentümergemeinschaft und zu Versorgungsunternehmen her.
- Verfolgt offene Punkte bis zu deren Abschluss weiter.
- Kümmert sich um die anfallenden Steuerpflichten.
- Übergibt die verbleibenden Unterlagen und Zugänge.
- Veranlasst je nach Vereinbarung die Abmeldung oder Umschreibung der Versorgungsanschlüsse.
- Begleicht Steuern innerhalb der geltenden Fristen.
- Bestätigt die Eintragung im Grundbuch.
- Aktualisiert Eigentümergemeinschaft, Versicherungen und Versorgungsanschlüsse.
Steuern und Formalitäten hängen von der Art der Immobilie, den Parteien, der Gemeinde und der autonomen Gemeinschaft ab. Nenne keinen endgültigen Steuerbetrag, ohne den Einzelfall geprüft zu haben.
Zwei Akten, ein Vorgang
Halte die Unterlagen des Verkäufers und des Käufers getrennt. Fordere keine unnötigen Daten an und schütze stets die persönlichen und finanziellen Unterlagen.
🏠 Verkäuferakte
Übliche Unterlagen, die je nach Immobilie zu prüfen sind.
Identität und Familienstand: Unterlagen der Eigentümer und Vertreter.
Eigentumsnachweis: Kaufurkunde, Zuteilung oder sonstiger maßgeblicher Eigentumsnachweis.
Grundbuchinformationen: Eigentumsverhältnisse, Rechte und bestehende Belastungen.
IBI und Katasterreferenz: Zahlungsbeleg und Identifikationsdaten der Immobilie.
Eigentümergemeinschaft: Bescheinigung über den Stand der Gemeinschaftsbeiträge, sofern zutreffend.
Energieausweis: registrierter Ausweis und geltendes Energielabel.
Hypothek oder Belastungen: Restschuld, Löschung und Unterlagen des Gläubigers.
Nutzung: Mietverhältnisse, Bewohner und Termin der Besitzübergabe.
Inbegriffene Gegenstände: Möbel, Haushaltsgeräte, Schlüssel und Nebenbestandteile.
🔎 Käuferakte
Erforderliche Informationen zum Nachweis der Leistungsfähigkeit und zur Vorbereitung der Unterzeichnung.
Identität: DNI, NIE, Reisepass oder entsprechende Unterlagen.
Vertretung: Vollmacht oder Genehmigung, wenn nicht persönlich unterzeichnet wird.
Mittel: Verfügbarkeit und gegebenenfalls dokumentierte Herkunft.
Finanzierung: Prüfung, Vorabgenehmigung, FEIN, FiAE und Bewertung.
Gesamtbudget: Preis, Steuern, Kosten, Renovierungen und Versicherungen.
Angebot: Preis, Fristen, Bedingungen und inbegriffene Gegenstände.
Beratung: Anwalt, Gestor oder Steuerberater, sofern der Kunde diese in Anspruch nimmt.
Unterzeichnung: Verfügbarkeit, Sprache, Notariat und vereinbarte Zahlungsart.
Nachverkauf: Eigentümergemeinschaft, Versicherung, Versorgungsanschlüsse und Kontaktdaten.
Formulierungen, die Klarheit und Vertrauen schaffen
Versprich nicht, dass „alles erledigt ist“. Erkläre, was bestätigt ist, was noch offen ist und wer den nächsten Schritt erledigen muss.
„Ich sende dir eine Übersicht mit den Phasen, den Unterlagen, die wir benötigen, und wer für jeden Punkt zuständig ist. So weißt du immer, was der nächste Schritt ist.“
Reduziere Unsicherheit bereits ab dem ersten Gespräch.
„Vor der Zahlung prüfen wir den Zweck, die Bedingungen, das Zielkonto und was geschieht, wenn eine Bedingung nicht erfüllt wird.“
Vermeide, dass der Kunde zahlt, ohne das Dokument zu verstehen.
„Der Vorgang schreitet voran. Wir prüfen die Unterlagen der Immobilie und ich werde dich informieren, sobald die offenen Punkte bestätigt sind.“
Mache aus einer normalen Prüfung keinen unnötigen Alarm.
„Das Datum muss angepasst werden, weil diese Bestätigung noch aussteht. Zuständig ist [PERSONA] und die nächste Prüfung erfolgt am [FECHA O HITO].”
Erkläre Ursache, Zuständigkeit und die nächste Prüfung.
„Ich sende dir eine abschließende Liste mit Unterlagen, Zahlungen, Uhrzeit, Ort und Punkten, die du vor der Unterzeichnung prüfen musst.“
Vermeide, dass die Unterzeichnung von verstreuten Nachrichten abhängt.
„Die Urkunde ist bereits unterzeichnet. Nun bestätigen wir Übergabe, Steuern, Eintragung, Versorgungsanschlüsse und alle noch offenen Punkte der Nachbetreuung.“
Der Kunde muss wissen, dass es noch eine Abschlussphase gibt.
Die häufigsten Hindernisse werden frühzeitig erkannt
Unvollständige Unterlagen
Erstelle beim ersten Kontakt eine Unterlagenliste und prüfe die Akte, bevor du einem Termin zustimmst.
Finanzierung nicht bestätigt
Unterscheide zwischen Anfrage, Vorprüfung, bedingter Genehmigung und verbindlichem Angebot.
Belastungen oder offene Hypothek
Fordere aktuelle Informationen an und bestätige, wie jede Belastung gelöscht oder abgewickelt wird.
Abweichungen bei der Immobilie
Vergleiche die tatsächlichen Gegebenheiten, die Urkunde, das Grundbuch und den Catastro vor der Schlussphase.
Eigentümergemeinschaft oder Nutzung
Bestätige Schulden, Sonderumlagen, Mietverhältnisse, Bewohner und den tatsächlichen Übergabetermin.
Unrealistische Termine
Erstelle den Zeitplan anhand der noch offenen Anforderungen, nicht allein anhand des gewünschten Termins.
Passt etwas nicht zusammen?
Sieh dir auch den Leitfaden an Immobilienrisiken und Warnsignale bevor du mit Zahlungen, Unterzeichnungen oder Kontoänderungen fortfährst.
Checkliste für den Tag der Unterzeichnung
Markiere jeden Punkt erst, wenn er bestätigt ist. Passe die Liste an dem Verfahren deiner Agentur und den Anweisungen des Notariats.
Schließe die Transaktion ab, ohne danach zu verschwinden
Eine geordnete Nachbetreuung macht aus einer korrekten Unterzeichnung eine gute Kundenerfahrung und reduziert spätere Rückfragen.
Dokumentierte Übergabe
Halte die Anzahl der Schlüssel, Fernbedienungen, Dokumente, das Inventar, Zählerstände und den Übergabezustand fest.
Verfahren bestätigt
Kläre, wer die Steuern abführt, die Urkunde einreicht und die Grundbucheintragung nachverfolgt.
Versorgungsleistungen und Eigentümergemeinschaft
Stelle die erforderlichen Daten für Eigentümergemeinschaft, Strom, Wasser, Gas, Versicherung und andere Dienstleistungen bereit.
Persönliche Nachbetreuung
Nimm nach der Übergabe Kontakt auf, bestätige, dass keine offenen Punkte bleiben, und bitte um Feedback, wenn die Leistung tatsächlich abgeschlossen ist.
Häufige Fragen von Maklern
Wie lange dauert ein Immobilienkauf normalerweise?
Es gibt keine allgemeingültige Frist. Sie hängt von der Finanzierung, den Unterlagen, Belastungen, der Art der Immobilie, der Verfügbarkeit der Parteien und der rechtlichen oder technischen Komplexität ab. Kommuniziere Phasen und Meilensteine, keine verbindliche Zusage ohne Bestätigung.
Sind eine Reservierung und ein Arras-Vertrag dasselbe?
Sie sollten nicht automatisch als gleichwertig behandelt werden. Die Wirkung hängt vom Inhalt des Dokuments, dem Betrag, den übernommenen Verpflichtungen und der Formulierung ab. Verwende genehmigte Vorlagen und hole bei Zweifeln rechtlichen Rat ein.
Kann der Makler die Steuern erklären?
Er kann erklären, dass damit verbundene Steuern und Kosten anfallen, und helfen festzustellen, welcher Fachmann sie bestätigen sollte. Er sollte keine endgültige Steuerberechnung vornehmen, ohne die konkrete Situation und die geltenden regionalen Vorschriften zu prüfen.
Wann werden die Schlüssel übergeben?
Es ist das Vereinbarte einzuhalten. Bei vielen Transaktionen fällt die Übergabe mit der Beurkundung und Zahlung zusammen, es kann jedoch eine abweichende Übergabe vereinbart werden. Datum, Belegung und Bedingungen müssen klar festgehalten werden.
Was mache ich, wenn vor der Unterzeichnung eine Abweichung auftaucht?
Stelle fest, welches Dokument oder welcher Sachverhalt nicht übereinstimmt, setze den betroffenen Schritt aus und leite die Angelegenheit an die zuständige Person weiter. Er Verschweige das Problem nicht und verspreche nicht, dass es ohne Bestätigung.
Garantiert die Nota simple die gesamte Rechtslage?
Die Nota simple dient Informationszwecken und gibt den grundlegenden Inhalt des Registers hinsichtlich der Inhaber, Rechte und bestehenden Belastungen zum Zeitpunkt ihrer Ausstellung wieder. Wenn der Registerinhalt formell nachgewiesen werden muss, kann eine Registerbescheinigung erforderlich sein.
Weiterführende Informationsquellen
- Generalrat des Notariats — Kauf einer Immobilie
- Grundbuchregistrare Spaniens — Unterschiede zwischen Nota simple und Registerbescheinigung
- Bank von Spanien — Abschluss einer Hypothek
- Elektronische Plattform des Catastro — Abfrage und Bescheinigung von Katasterdaten
- BOE — Königlicher Erlass 390/2021 über die Bescheinigung der Energieeffizienz
- Consejo General del Notariado — Wohnungen und Immobilien