Erkenne, was nicht stimmig ist bevor es zum Problem wird.
Ein guter Verkauf bedeutet nicht nur, schnell voranzukommen. Er bedeutet auch, zu wissen, wann man innehalten, prüfen und den Kunden sowie die Agentur schützen muss und auch die Transaktion selbst.
- Innehalten
- Prüfen
- Dokumentieren
- Eskalieren
- Ruhig kommunizieren
Ein Warnsignal beweist für sich allein keinen Betrug. Es weist darauf hin, dass etwas geklärt werden muss, bevor Geld entgegengenommen, Dokumente unterzeichnet, eine Immobilie veröffentlicht oder die Transaktion fortgesetzt wird.
Analysieren Sie Fakten, nicht persönliche Profile
Die Prüfung muss auf der Transaktion, der Dokumentation, der Herkunft der Mittel, der Vertretung und der Stimmigkeit der Informationen basieren. Verwenden Sie niemals Alter, Nationalität, Erscheinungsbild, Akzent, Geschlecht, Behinderung oder andere persönliche Merkmale als Ersatz für eine professionelle Bewertung.
Wenden Sie dasselbe Protokoll an
Nutzen Sie den genehmigten Prozess zur Identifizierung, Dokumentation und Zahlungsabwicklung bei allen Kunden. Einheitlichkeit schützt das Team und reduziert improvisierte Entscheidungen.
Achten Sie auf Stimmigkeit
Persönliche Daten, finanzielle Leistungsfähigkeit, der Zweck des Kaufs, die Eigentümerschaft und die Zahlungsmittel müssen eine verständliche und überprüfbare Gesamtdarstellung ergeben.
Halten Sie konkrete Fakten fest
Notieren Sie, was eingegangen ist, was nicht übereinstimmte, was gefragt wurde, was der Kunde geantwortet hat und wer den nächsten Schritt genehmigt hat. Vermeiden Sie persönliche Meinungen oder Etikettierungen.
Warum dieser Prozess in Spanien wichtig ist
Wer beruflich Tätigkeiten als Makler, Kommissionär oder Vermittler beim Kauf und Verkauf von Immobilien ausübt, gehört gemäß den spanischen Vorschriften zu den Verpflichteten zur Geldwäscheprävention. Die Identifizierung des Kunden, des wirtschaftlich Berechtigten und des Zwecks der Geschäftsbeziehung gehört zu den Sorgfaltspflichten. [1]
Nutzen Sie diese Ampel, bevor Sie fortfahren
Ziel ist es nicht, den Kunden zu beurteilen. Es geht darum festzustellen, ob du normal fortfahren kannst, ob du Klärungen benötigst oder ob du eine irreversible Handlung stoppen und eine interne Prüfung veranlassen musst.
Die Informationen sind stimmig
Du kannst dem üblichen Verfahren folgend fortfahren.
- Identität und Vertretungsbefugnis sind verifiziert.
- Der Zweck der Transaktion ist nachvollziehbar.
- Die Dokumente sind untereinander stimmig.
- Zahlungen sind nachvollziehbar und das Konto ist bestätigt.
Etwas muss noch geklärt werden
Halte den betreffenden Schritt an und fordere zusätzliche Informationen an.
- Unvollständige Angaben oder geringfügige Unstimmigkeiten.
- Nicht erklärte Beteiligung eines Dritten.
- Ungewöhnliche Eile bei der Reservierung oder Überweisung.
- Ein Dokument, das noch nicht überprüft werden kann.
Führe den nächsten Schritt nicht aus
Sichere Belege und leite das interne Verfahren ein.
- Mögliche Fälschung oder Identitätsmissbrauch.
- Dringende Änderung der Bankverbindung.
- Aufforderung, den Preis oder Zahlungen zu verschleiern.
- Unmöglichkeit, die Parteien zu identifizieren.
Warnsignale und wie du reagieren solltest
Nutze diese Karten bei der Akquise, Qualifizierung, Reservierung, Verhandlung, Unterzeichnung und Nachverfolgung von Zahlungen.
Identität und Vertretungsbefugnis
- Name, Foto, Unterschrift, Telefonnummer oder Adresse stimmen nicht in den Dokumenten überein.
- Die Person vermeidet es, sich auszuweisen, oder sendet nur unvollständige und minderwertige Screenshots.
- Jemand handelt im Namen des Käufers oder Verkäufers, legt jedoch keine überprüfbare Vollmacht oder Genehmigung vor.
- Eine Gesellschaft ist beteiligt, ohne dass klar ist, wer sie vertritt oder wer ihr wirtschaftlich Berechtigter ist.
Überprüfe die Identität gemäß dem internen Verfahren. Wenn eine Gesellschaft oder ein Vertreter beteiligt ist, prüfe die Vertretungsbefugnis und den wirtschaftlich Berechtigten, bevor du fortfährst.
So kannst du es formulieren: Zum Schutz aller Parteien müssen wir die Überprüfung von Identität und Vertretungsbefugnis abschließen, bevor wir fortfahren.
Zweck und Herkunft der Mittel
- Die Transaktion passt nicht zu der erläuterten Tätigkeit oder wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit.
- Die Mittel stammen von einer unbeteiligten Person oder Gesellschaft ohne klaren Grund.
- Überweisungen von mehreren Konten werden ohne Erklärung vorgeschlagen.
- Es wird darum gebeten, einen anderen Preis anzugeben, eine Zahlung zu verschleiern oder aufzuteilen, um Kontrollen zu umgehen.
Fordere eine dokumentierte Erklärung zum Zweck, zur Tätigkeit und zur Herkunft der Mittel an. Wenn die Informationen weiterhin nicht stimmig sind, leite den Fall an interner Präventionsbeauftragter.
So kannst du es formulieren: Wir müssen verstehen und dokumentieren, woher die Zahlung stammt und wer daran beteiligt ist. Dies ist eine Standardkontrolle der Transaktion.
Eigentumsverhältnisse, Belastungen und Situation der Immobilie
- Der Verkäufer stimmt nicht mit dem im Grundbuch eingetragenen Eigentümer überein.
- Der Grundbuchauszug ist veraltet oder es erscheinen Hypotheken, Pfändungen, Beschränkungen oder andere nicht erklärte Belastungen.
- Fläche, Nutzung oder Beschreibung stimmen nicht überein zwischen Grundbuch, Catastro, Urkunde und tatsächlichem Zustand.
- Es gibt Bewohner, Mietverhältnisse, Bauarbeiten oder Erweiterungen, deren Situation nicht dokumentiert ist.
Holen Sie aktuelle Grundbuchinformationen ein und vergleichen Sie Eigentumsverhältnisse, Belastungen, Urkunde und Katasterdaten. Fordern Sie eine rechtliche Prüfung an, wenn eine wesentliche Abweichung vorliegt. [3] [4]
So kannst du es formulieren: Bevor wir die Immobilie als verkaufsbereit präsentieren, müssen wir die Eigentumsverhältnisse bestätigen und diese Abweichungen in den Unterlagen klären.
Preis, Reservierung und Zahlungsmodalitäten
- Es wird Druck ausgeübt, vor dem Vorliegen schriftlicher Bedingungen zu zahlen.
- Es wird verlangt, Geld auf ein persönliches, unbekanntes oder anderes als das zuvor verifizierte Konto einzuzahlen.
- Der Preis ist ungewöhnlich hoch oder niedrig ohne eine nachvollziehbare wirtschaftliche Begründung.
- Es wird verlangt, Gelder auf ein anderes Konto zurückzuzahlen als auf das, von dem sie empfangen wurden.
Verwenden Sie ausschließlich von der Agentur genehmigte Verträge, Quittungen und Konten. Bestätigen Sie schriftlich Verwendungszweck, Betrag, Kontoinhaber und Rückzahlungsbedingungen. Kontoinhaber und Rückzahlungsbedingungen.
So kannst du es formulieren: Wir werden keine Zahlungsanweisungen senden, bevor die Bedingungen und das Empfängerkonto durch unseren Prozess verifiziert wurden.
Dokumente und Unterschriften
- Daten, Namen, Nummern oder Unterschriften stimmen nicht überein.
- Es fehlen Seiten, Bereiche sind abgeschnitten oder es gibt Elemente, die hinzugefügt zu sein scheinen.
- Das Dokument stammt von einer nicht anerkannten Domain oder einem nicht anerkannten Kontakt.
- Es wird darauf bestanden, eine geänderte Version außerhalb des genehmigten Systems zu verwenden.
Fordern Sie Originale, überprüfbare Kopien oder Dokumente an, die über eine unabhängige Quelle bezogen wurden. Bewahren Sie die erhaltene Version auf und ändern Sie die Originaldatei nicht.
So kannst du es formulieren: Zwischen den Versionen stimmen Daten nicht überein. Wir benötigen eine überprüfbare Kopie, bevor wir das Dokument verwenden können.
Dritte, Gesellschaften und Vollmachten
- Eine Person antwortet für alle Parteien und vermeidet den direkten Kontakt mit dem Kunden.
- Die Gesellschaftsstruktur ist für die erläuterte Transaktion unnötig komplex.
- Die vorgelegte Vollmacht identifiziert die Immobilie oder die erforderlichen Befugnisse nicht eindeutig.
- Zahler, Käufer und wirtschaftlich Berechtigter stimmen nicht überein, und es gibt keine dokumentierte Erklärung.
Identifizieren Sie jeden Beteiligten, seine Funktion, seine Vertretungsbefugnis und die Beziehung zwischen ihnen. Fordern Sie eine rechtliche Prüfung an, wenn die Vollmacht oder die Struktur unklar ist.
So kannst du es formulieren: Wir müssen die Rolle jeder Person identifizieren und bestätigen, wer bei dieser Transaktion Entscheidungen treffen und unterzeichnen kann.
Identitätsbetrug und Änderung des Bankkontos
- Kurz vor einer Überweisung wird per E-Mail oder Nachrichtendienst eine neue IBAN übermittelt. Kurz vor einer Überweisung.
- Die Nachricht verlangt Dringlichkeit, Vertraulichkeit oder dass niemand anderes hinzugezogen wird.
- Die Domain des Absenders weist einen abweichenden Buchstaben auf oder es wird ein neues Kontaktkonto verwendet.
- Eine unerwartete Rechnung oder Anweisung mit geänderten Bankdaten ist beigefügt.
Stoppen Sie die Zahlung. Bestätigen Sie die Änderung über eine zuvor bekannte Nummer oder einen zuvor bekannten Kanal, nicht über die in der verdächtigen Nachricht enthaltenen Angaben. Führen Sie vor der Freigabe der Überweisung eine doppelte Prüfung durch. [5]
So kannst du es formulieren: Aus Sicherheitsgründen wird keine Kontoänderung ausschließlich per E-Mail bestätigt. Wir werden dies über einen unabhängigen Kanal bestätigen.
Druck, Dringlichkeit und Umgehung des Verfahrens
- „Es muss heute unterschrieben werden“, ohne überprüfbaren Grund.
- Es wird verlangt, den Anwalt, Notar, die Bank oder den Compliance-Verantwortlichen nicht einzubeziehen.
- Der Kunde weigert sich wiederholt, grundlegende Informationen bereitzustellen, verlangt jedoch die Fortsetzung.
- Es wird darum gebeten, keine Quittung, Rechnung, keinen Vertrag oder keinen Nachweis über einen Teil der Vereinbarung auszustellen.
Verlangsamen Sie das Vorgehen, identifizieren Sie, was fehlt, und erläutern Sie den nächsten Schritt. Diskutieren Sie nicht und erheben Sie keine Vorwürfe. Wenn der Kunde versucht, wesentliche Kontrollen zu umgehen, eskalieren Sie den Fall.
So kannst du es formulieren: Ich verstehe, dass Zeit wichtig ist, aber wir können diese Prüfung nicht auslassen. Sobald sie abgeschlossen ist, setzen wir den Vorgang fort.
Eine ungewöhnliche Transaktion erfordert eine Analyse, keinen automatischen Schluss.
Die Vorschriften verlangen, Transaktionen mit besonderer Aufmerksamkeit zu prüfen, die komplex, ungewöhnlich, ohne erkennbaren wirtschaftlichen Zweck oder mit Anzeichen für Simulation oder Betrug verbunden sind, und das Ergebnis der Prüfung zu dokumentieren. [1] [2]
Wenn etwas nicht stimmig ist, nutzen Sie PAUSA
Diese Methode hilft, auch bei Druck zum Fortfahren ruhig, professionell und dokumentiert zu reagieren.
Pausieren
Stoppen Sie irreversible Handlungen: Zahlung, Unterschrift, Schlüsselübergabe, Veröffentlichung oder Übermittlung sensibler Daten.
Klären
Identifizieren Sie genau, welche Angabe, welches Dokument, welche Person oder Anweisung nicht stimmig ist.
Nutzen Sie unabhängige Quellen
Überprüfen Sie dies über das Register, das Notariat, die Bank, einen bekannten Kanal, das Originaldokument oder eine offizielle Quelle.
Den Fall eskalieren
Informiere die zuständige Stelle: Geschäftsleitung, Rechtsberatung, Prävention oder IT-Sicherheit.
Dokumentiere
Halte die Fakten, Dokumente, Antworten, Prüfungen und die getroffene Entscheidung fest.
Wie man Informationen einholt, ohne Spannungen zu erzeugen
Sprich über den Prozess und den Schutz der Transaktion. Vermeide es, Anschuldigungen zu erheben, zu spekulieren oder Formulierungen zu verwenden, durch die sich der Kunde stigmatisiert fühlen könnte.
„Diese Prüfung gilt für alle unsere Kunden. Wir benötigen die Identität und gegebenenfalls die Vertretungsbefugnis überprüfen bevor wir fortfahren.“
Erkläre, welches Dokument du benötigst, wie es verwendet wird und was der nächste Schritt ist.
„Wir sehen, dass die Zahlung von einem anderen Konto erfolgen wird. Kannst du uns die Beziehung erläutern und den entsprechenden Nachweis vorlegen?“
Stelle eine offene Frage. Stelle einen Verdacht nicht als Tatsache dar.
„Aus Sicherheitsgründen erfordert jede Kontenänderung eine Bestätigung über einen zuvor verifizierten Kanal, bevor die Zahlung ausgeführt wird.“
Verwende nicht die Telefonnummer oder den Link aus derselben Nachricht, die die Änderung mitteilt.
„Eine Prüfung steht noch aus. Wir werden diesen Schritt aussetzen, bis wir sie abgeschlossen haben, und dir genau mitteilen, was wir benötigen.“
Biete eine Maßnahme und einen realistischen Zeitrahmen an. Versprich keine Genehmigung bevor die Prüfung abgeschlossen ist.
Entscheide, wer den Fall prüfen soll
Passe diese Matrix an das Handbuch deiner Agentur an. Nicht alle Probleme sind rechtlicher Natur, und nicht jede Abweichung bedeutet Betrug.
| Stufe | Beispiele | Sofortmaßnahme | Empfohlene zuständige Person |
|---|---|---|---|
| 🔵 Operativ | Fehlendes Dokument, unvollständige Angabe oder geringfügige Abweichung, die geklärt werden kann. | Den betroffenen Schritt aussetzen, Informationen anfordern und die Antwort dokumentieren. | Zuständiger Makler oder Transaktionskoordinator. |
| 🟡 Hoch | Nicht erklärter Dritter, IBAN-Änderung, zweifelhafte Vollmacht, widersprüchliche Inhaberschaft oder Gelder ohne klare Begründung. | Keine Gelder entgegennehmen oder überweisen. Dokumente aufbewahren und eine Prüfung anfordern. | Geschäftsleitung, Rechtsberatung, Präventionsbeauftragter oder IT-Sicherheit. |
| 🔴 Kritisch | Mögliche Fälschung, Identitätstäuschung, vorsätzliche Verschleierung, Betrug oder Hinweise auf Geldwäsche. | Die betroffene Transaktion nicht durchführen. Das interne Protokoll anwenden und alle Beweise sichern. | Verantwortliche Person für Geldwäsche- und Terrorismusfinanzierungsprävention sowie autorisierte Geschäftsleitung, mit Unterstützung durch Rechts- oder Technikexperten, sofern erforderlich. |
Eine Prüfung oder Meldung aufgrund eines Verdachts nicht offenlegen
Wenn eine Transaktion wegen eines möglichen Zusammenhangs mit Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung geprüft wird, informieren Sie den Kunden nicht darüber, dass eine Meldung an Sepblac geprüft wird oder erfolgt ist. Befolgen Sie ausschließlich das autorisierte interne Verfahren. [1]
Was ein Makler nicht tun darf
Den Kunden allein aufgrund eines Eindrucks des Betrugs oder der Geldwäsche beschuldigen.
Reservierungen oder Zahlungen auf ein persönliches oder nicht von der Agentur genehmigtes Konto annehmen.
Eine Änderung der Bankverbindung bestätigen, indem Sie auf dieselbe E-Mail antworten, die dies anfordert.
Das Originaldokument, das die Warnmeldung ausgelöst hat, bearbeiten, überschreiben oder löschen.
Ein rechtliches, steuerliches, grundbuchrechtliches oder hypothekarisches Ergebnis außerhalb Ihrer Zuständigkeit zusagen.
Eine Kontrolle überspringen, weil der Kunde vertrauenswürdig oder bekannt erscheint oder eine dringende Antwort verlangt.
Checkliste für Makler
Markieren Sie jeden Punkt erst, wenn er überprüft wurde. Diese Liste ersetzt nicht das interne Verfahren Ihrer Agentur.
Häufige Fragen von Maklern
Bedeutet ein Warnsignal, dass der Kunde eine Straftat begeht?
Nein. Ein Hinweis zeigt, dass eine Unstimmigkeit oder ein Risiko vorliegt, die bzw. das analysiert werden muss. Sie dürfen weder jemanden beschuldigen noch ohne eine angemessene Prüfung Schlussfolgerungen ziehen.
Kann ich weiterhin Immobilien besichtigen lassen, während Unterlagen fehlen?
Das hängt davon ab, welches Dokument fehlt und welches Verfahren Ihre Agentur. Sie dürfen bei Maßnahmen, die eine Identifizierung, Vertretung oder Genehmigung erfordern, die noch nicht abgeschlossen ist, nicht fortfahren.
Was tue ich, wenn ein Kunde wegen der Überprüfungen verärgert ist?
Erklären Sie, dass es sich um Standardkontrollen handelt, die zum Schutz aller Beteiligten durchgeführt werden. Geben Sie an, welche Informationen benötigt werden, warum und was der nächste Schritt sein wird.
Muss ich eine IBAN überprüfen, auch wenn die E-Mail echt zu sein scheint?
Ja, wenn es sich um ein neues Konto oder um eine Änderung der Anweisungen handelt. Bestätigen Sie dies über einen bereits bekannten Kanal und wenden Sie das von der Agentur genehmigte Autorisierungssystem an.
Wer entscheidet, ob eine Transaktion an Sepblac gemeldet wird?
Das interne Präventionsverfahren muss befolgt und der Fall der benannten verantwortlichen Person gemeldet werden. Der Makler darf nicht improvisieren, den Kunden informieren oder eine Meldung außerhalb des autorisierten Verfahrens vornehmen.
Vorschriften und Informationsquellen
- BOE — Gesetz 10/2010 zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung
- Sepblac — Empfehlungen und Risikoindikatoren für Verpflichtete
- Registradores de España — Leitfäden zu Belastungen und zum sicheren Wohnungskauf
- Consejo General del Notariado — Wohnungen und Immobilien
- INCIBE — Überprüfung von Überweisungen, Bankkonten und dringenden Anfragen