Kontrollieren Sie jeden Schritt, um mehr Mehrwert zu bieten, Abschlüsse reibungsloser zu erzielen und mehr zu verkaufen.
Eine professionelle Checkliste ersetzt keine Erfahrung. Sie macht daraus einen wiederholbaren Prozess. Nutzen Sie sie, um besser zu qualifizieren, die Akquise zu schützen, Besichtigungen vorzubereiten, Entscheidungen zu dokumentieren, die Beteiligten zu koordinieren und zu vermeiden, dass ein offenes Detail auftaucht, wenn die Transaktion bereits verbindlich ist.
- Bessere Qualifizierung
- Kontinuierliche Nachverfolgung
- Weniger Fehler
- Mehr Vertrauen
- Mehr Empfehlungen
Der Vorteil liegt nicht darin, sich alles zu merken. Er liegt darin, zu wissen, was geprüft werden muss, wer verantwortlich ist, welche Nachweise aufbewahrt werden müssen und welche Bedingung erfüllt sein muss, bevor es weitergeht.
Nutzen Sie die Checkliste, um die Transaktion zu steuern, nicht um Kästchen auszufüllen
Jeder Punkt muss eine Handlung, ein Dokument, eine Bestätigung oder eine Entscheidung hervorbringen. Wenn die Antwort unbekannt ist, machen Sie daraus eine Aufgabe mit Verantwortlichem und Termin, statt anzunehmen, dass sie später geklärt wird.
Vor dem Handeln vorbereiten
Prüfen Sie die Phase, bevor Sie anrufen, veröffentlichen, besichtigen, verhandeln, Geld entgegennehmen oder eine Unterzeichnung bestätigen. Vorbereitung reduziert Korrekturen und vermittelt dem Kunden Kontrolle.
Dokumentieren Sie das Wesentliche
Erfassen Sie Fakten, Versionen, Termine, Verantwortliche, Dokumente und Genehmigungen. Ein nützliches Gespräch sollte mit einer Zusammenfassung und einem überprüfbaren nächsten Schritt enden.
Eskalieren Sie, was nicht in Ihren Zuständigkeitsbereich fällt
Der Immobilienmakler erkennt, fragt nach und koordiniert. Die rechtliche, steuerliche, technische, bankseitige oder städtebauliche Einschätzung muss vom zuständigen Fachmann bestätigt werden.
Passen Sie den Prozess an die autonome Gemeinschaft und Ihre Agentur an
Die beruflichen, dokumentarischen und Informationsanforderungen können variieren je nach Gebiet, Immobilientyp, Beteiligten und Transaktion. Fügen Sie die internen Kontrollen Ihrer Agentur hinzu und bestätigen Sie die geltenden Anforderungen, bevor Sie diese Checkliste als endgültiges Verfahren verwenden.
Vollständige Checkliste vom ersten Kontakt bis zur Empfehlung
Markieren Sie nur, was Sie bestätigt haben. Der Fortschritt wird in diesem gespeichert Browser, damit du zur Seite zurückkehren und fortfahren kannst.
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Qualifizierung des Kontakts
Entscheide, ob ein konkretes Geschäft besteht, bevor du Zeit und Ressourcen investierst.
Verstehen, wer der Kunde ist, was er erreichen möchte, welche Entscheidungsbefugnis er hat und welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Akquise und Aufnahme der Immobilie
Mache aus einer Immobilie einen überprüfbaren und rechtlich belastbaren Vermarktungsauftrag.
Sicherstellen, dass die Person, die den Verkauf beauftragt, dazu berechtigt ist, die Bedingungen klar sind und die Immobilie mit ausreichenden Informationen vermarktet werden kann.
Vorbereitung und Vermarktungsstart
Präsentiere die Immobilie präzise und mit einer messbaren Vermarktungsstrategie.
Eine stimmige Präsentation erstellen, den Zielkäufer definieren und den Eigentümer darauf vorbereiten, reale Marktinformationen zu erhalten.
Besichtigungen und Nachverfolgung
Mache aus jeder Besichtigung verwertbare Vertriebsinformationen und einen nächsten Schritt.
Die Parteien schützen, das Erlebnis vorbereiten, die tatsächlichen Entscheidungskriterien ermitteln und umsetzbares Feedback einholen.
Angebot und Verhandlung
Wandle mündliches Interesse in verständliche und überprüfbare Bedingungen um.
Preis, Fristen, Finanzierung, enthaltene Gegenstände, Bedingungen und Verantwortlichkeiten abstimmen, bevor Geld oder Unterschriften verbindlich werden.
Reservierung, Arras und Due Diligence
Sichere den Fortschritt ab, bevor ein gezahlter Betrag Folgen auslöst.
Sicherstellen, dass das Dokument die tatsächliche Transaktion widerspiegelt, das Geld einem klaren Zweck zugeordnet ist und die erforderlichen Prüfungen zugewiesen sind.
Vorbereitung des Notartermins und Abschluss
Der Tag der Unterzeichnung sollte die Vorbereitung bestätigen, nicht neue Probleme aufdecken.
Unterlagen, Zahlungen, Anwesende, Einbehalte, Löschungen, Übergabe und Folgemaßnahmen vor dem Notartermin abstimmen.
Nachbetreuung, Archivierung und Empfehlung
Der kommerzielle Abschluss geht nach der Schlüsselübergabe weiter.
Den Start des Kunden begleiten, die Akte vervollständigen und eine gute Erfahrung in Vertrauen, Wiederholungsgeschäfte und Empfehlungen verwandeln.
Was der Makler kontrollieren sollte und was ein anderer Fachmann bestätigen muss
Der Wert des Maklers liegt darin, den gesamten Vorgang vollständig, transparent und in Bewegung zu halten. Er liegt nicht darin, Schlussfolgerungen außerhalb seiner Zuständigkeit zu ziehen.
Der Makler koordiniert
- Er sammelt Informationen und erkennt fehlende Unterlagen.
- Er organisiert Verantwortliche, Zeitplan und Kommunikation.
- Er erläutert den Ablauf und die kommerziellen Annahmen.
- Er dokumentiert Entscheidungen und gewährleistet die Nachverfolgung.
Der Fachmann prüft und bestätigt
- Rechtsanwalt: Eigentum, Verträge, Belastungen und rechtliche Risiken.
- Steuerberater: Steuern und Situation jeder Partei.
- Techniker: Zustand, Flächen, Bauarbeiten und technische Aspekte.
- Bank oder Finanzierungsvermittler: Machbarkeit und Bedingungen der Finanzierung.
Der Kunde entscheidet
- Er akzeptiert Preis, Bedingungen, Risiken und Zeitplan.
- Er stellt vollständige Informationen und Vollmachten bereit.
- Er wählt Berater und Finanzierung aus.
- Er unterzeichnet und veranlasst Zahlungen, nachdem er die erforderlichen Informationen erhalten hat.
Dokumente, die Sie anfordern, beschaffen oder zuweisen müssen
Die genaue Verfügbarkeit hängt von der Immobilie und dem Vorgang ab. Nutzen Sie diese Tabelle als Koordinierungsübersicht und nicht als abschließende Rechtsliste.
| Dokument oder Prüfung | Wozu es dient | Hauptverantwortlicher | Maßnahme des Maklers |
|---|---|---|---|
| Identität und Vertretungsbefugnis | Bestätigen, wer beteiligt ist, unterzeichnet und Entscheidungen trifft. | Makler / Rechtsexperte | Anfordern, Gültigkeit dokumentieren und Abweichungen eskalieren. |
| Urkunde oder Eigentumstitel | Erwerb, Eigentümer und vorgelegte Vorgeschichte kennen. | Eigentümer | Kopie beschaffen und dem prüfenden Fachmann übermitteln. |
| Aktueller Grundbuchauszug | Grundstück, eingetragene Eigentümer, Rechte und Grundbuchbelastungen identifizieren. | Grundbuchamt / Rechtsanwalt | Anfordern oder bestätigen, wer ihn beschafft und wann er aktualisiert wird. |
| Catastro und Katasterreferenz | Identifikation, Nutzung, Fläche und grafische Darstellung abgleichen. | Techniker / Rechtsexperte | Abweichungen erkennen und deren Prüfung zuweisen. |
| IBI und kommunale Gebühren | Steuerdaten, Belege und mögliche offene Beträge prüfen. | Eigentümer / Verwalter | Letzten Beleg anfordern und die Situation vor der Unterzeichnung bestätigen. |
| Eigentümergemeinschaft | Beiträge, Schulden, Sonderumlagen, Regeln und relevante Vereinbarungen kennen. | Eigentümer / Verwalter | Informationen und gegebenenfalls eine Bescheinigung anfordern. |
| Energieausweis | Bei Verkauf oder Vermietung über die Energieeffizienzklasse informieren, sofern erforderlich. | Eigentümer / Sachverständiger | Bestätigen, dass er vorliegt, registriert ist und in der Werbung korrekt verwendet wird. |
| Baurechtlicher Status und Baumaßnahmen | Genehmigungen, Erweiterungen, Nutzungen, Verfahren oder bauliche Abweichungen prüfen. | Rechtsanwalt / Sachverständiger / Gemeinde | Nicht interpretieren; den Sachverhalt dokumentieren und eine Prüfung anfordern. |
| Hypothek und Löschung | Schuldenstand, Verfahren und Unterlagen zur Löschung der Belastung kennen. | Bank / Rechtsanwalt | Schuldenbescheinigung, Termine und Bankunterschrift koordinieren. |
| Mietverhältnisse oder Bewohner | Besitzverhältnisse, Verträge, Rechte und verfügbare Übergabe feststellen. | Eigentümer / Rechtsanwalt | Frühzeitig nachfragen und eine Immobilie nicht ohne Bestätigung als „frei“ inserieren. |
| Zahlungsmittel und Herkunft der Mittel | Nachverfolgbarkeit ermöglichen und die geltenden Kontrollen einhalten. | Agentur / Bank / Rechtsberatung | Internes Protokoll anwenden und Unstimmigkeiten stoppen. |
| Inventar und Übergabe | Festlegen, was übertragen wird und in welchem Zustand die Übergabe erfolgt. | Makler / Parteien | Liste, Fotos, Zählerstände, Schlüssel und Abnahme vorbereiten. |
Der einfache Grundbuchauszug informiert, muss jedoch ausreichend aktuell sein
Sein Inhalt ermöglicht die Prüfung der Identifizierung des Grundstücks, der Eigentümer, eingetragenen Rechte und Beschränkungen. Klären Sie mit dem Rechtsberater wann eine neue Fassung oder zusätzliche Registerinformationen angefordert werden müssen.
Informieren Sie, bevor der Kunde Ihnen hinterherlaufen muss
Die Wahrnehmung der Dienstleistung hängt sowohl vom Ergebnis als auch von der Sichtbarkeit des Prozesses ab. Legen Sie fest, wann Sie kommunizieren, auch wenn noch keine endgültige Neuigkeit vorliegt.
Neuer Kontakt oder Besichtigung
Bestätigen Sie den Eingang, fassen Sie den Bedarf zusammen, erfassen Sie Feedback und vereinbaren Sie die nächste Maßnahme.
Aktive Immobilie
Teilen Sie Anfragen, Besichtigungen, Einwände, Wettbewerb, Maßnahmen und empfohlene Entscheidungen mit.
Meilensteine und Hindernisse
Informieren Sie, wenn eine Bedingung erfüllt ist, ein Risiko auftritt oder sich ein Termin, Betrag oder Verantwortlicher ändert.
Nachbetreuung
Bestätigen Sie Unterlagen, Vorfälle, Versorgungsanschlüsse und Zufriedenheit, bevor Sie um eine Bewertung oder Empfehlung bitten.
Die vier Fragen, die jede Aufgabe abschließen müssen
Eine Aufgabe ist nicht abgeschlossen, nur weil jemand gesagt hat, dass er sie erledigen wird. Sie ist abgeschlossen, wenn eine überprüfbare Antwort vorliegt und der nächste Schritt ausgeführt werden kann.
Vermeiden Sie vage Statusangaben wie „alles korrekt“, „in Bearbeitung“ oder „bereits besprochen“.
Unterscheiden Sie zwischen Verkaufsargument, Kundenbestätigung und professioneller Validierung.
Dokument, E-Mail, CRM-Eintrag, Nachweis, dokumentierter Anruf oder offizielle Quelle.
Jede abgeschlossene Aufgabe sollte eine weitere Maßnahme oder eine bewusste Entscheidung ermöglichen.
Kurze Leitfäden, um die Kontrolle zu behalten, ohne bürokratisch zu wirken
Erläutern Sie den Grund für den Schritt, den Nutzen für den Kunden und die konkrete Handlung die Sie benötigen. Fordern Sie keine Dokumente ohne Kontext an und verbergen Sie keine Hindernisse.
Damit ich Ihnen wirklich passende Immobilien zusenden kann, muss ich das Gesamtbudget verstehen einschließlich Finanzierung, Wunschgebieten, Zeitrahmen und den an der Entscheidung Beteiligten. Anschließend schlage ich Ihnen den effizientesten nächsten Schritt vor.
Reduzieren Sie allgemeine Suchanfragen und präsentieren Sie die Qualifizierung als Service.
Bevor ich die Immobilie vermarkte, möchte ich sicherstellen, dass die Informationen, die wir kommunizieren, stimmig sind. Ich erstelle eine kurze Dokumentenliste, erläutere den Zweck jedes Dokuments und koordiniere etwaige Prüfungen.
Verknüpfen Sie die Dokumentation mit Schutz, Glaubwürdigkeit und einer schnellen Vermarktung.
Damit ich Sie besser beraten kann, teilen Sie mir bitte mit, welche drei Aspekte passten, was einem Fortschritt im Wege stehen würde und mit welcher Alternative Sie diese Immobilie vergleichen werden. Damit kann ich Fragen klären oder Ihnen eine passendere Option vorschlagen.
Ermitteln Sie Entscheidungskriterien, statt eine automatische Antwort wie „Ich werde darüber nachdenken“ zu akzeptieren.
Wir können die Transaktion weiter vorbereiten, sollten diese Zahlung oder Unterzeichnung jedoch erst nach Bestätigung des Dokuments und der Anweisung durchführen. Ich habe bereits die Prüfung veranlasst und informiere Sie über die Antwort und den nächsten Schritt.
Vermitteln Sie Kontrolle und Lösungsorientierung; dramatisieren Sie den Vorfall nicht und verschweigen Sie ihn nicht.
Kennzahlen, die Aktivität in vertriebliches Lernen umwandeln
Messen Sie nicht nur Anrufe, Veröffentlichungen oder Besichtigungen. Messen Sie Geschwindigkeit, Qualität, Konversion und Verlustursachen, um den Prozess zu verbessern.
Wie lange ein neuer Kontakt auf eine hilfreiche und persönliche Antwort wartet.
Prozentsatz mit Bedarf, finanzieller Möglichkeit, Zeitrahmen, Entscheidungsbefugnis und nächster Maßnahme.
Wie viele Besichtigungen zu einem Angebot, einer zweiten Besichtigung, Dokumenten oder einer klaren Absage führen.
Zeitraum von der Akquise bis zum Vorliegen der vereinbarten Dokumentengrundlage.
Grund, Phase, Verantwortlicher und Zeitaufwand zur Lösung jedes Problems.
Prozentsatz zufriedener Kunden, die einen sozialen Nachweis hinterlassen oder einen weiteren Kontakt vermitteln.
Was ein professioneller Prozess nicht normalisieren darf
Verkaufsdruck rechtfertigt es nicht, ohne Informationen fortzufahren, Unsicherheiten zu verbergen oder relevante Entscheidungen nicht in der Akte festzuhalten.
Veröffentlichen, bevor eine Genehmigung und ausreichend geprüfte Daten vorliegen.
Interesse, Besichtigung oder Gespräch mit einem tatsächlichen Angebot oder einer verbindlichen Zusage verwechseln.
Hypothekengenehmigung, steuerliche Ergebnisse, Rechtmäßigkeit oder einen Abschlusszeitpunkt versprechen.
Sensible Dokumente an nicht autorisierte Gruppen, E-Mail-Adressen oder Personen senden.
Bankanweisungen ohne unabhängige Überprüfung ändern.
Sich auf das Gedächtnis statt auf CRM, Akte und schriftliche Zusammenfassungen verlassen.
Abschlusskontrolle vor Reservierung, Anzahlungsvertrag, Überweisung oder Notartermin
Stoppen Sie den Vorgang, wenn eine wesentliche Antwort nicht bestätigt ist. Eine Unklarheit vor der Unterzeichnung zu klären, ist schneller, als ihre Folgen später zu bewältigen.
Die Parteien, Vertreter und Befugnisse sind korrekt identifiziert.
Die Immobilie, Nebenobjekte, das Inventar und die eingeschlossenen Bestandteile sind definiert.
Preis, gezahlte Beträge, Restbetrag und Zahlungsarten stimmen überein.
Das Bankkonto und der Begünstigte wurden über einen bekannten Kommunikationskanal verifiziert.
Fristen, Bedingungen und Folgen der Nichterfüllung sind klar.
Belastungen, Schulden, Belegung und ausstehende Prüfungen wurden berücksichtigt.
Finanzierung, Bewertung und Bankbedingungen entsprechen dem mitgeteilten Stand.
Steuern, Einbehalte und Kosten wurden zur professionellen Bestätigung zugeordnet.
Dokumente, Beteiligte, Vollmachten, Dolmetscher und Übergabe sind koordiniert.
Jede Partei hat eine Zusammenfassung der bestätigten Punkte und der nächsten Schritte erhalten.
Professionelle Regel
Wenn eine Anweisung, ein Dokument, eine Zahlung oder eine Identität nicht stimmig erscheint, setzen Sie den betroffenen Schritt aus, bewahren Sie die Nachweise auf, überprüfen Sie dies anhand einer unabhängigen Quelle und melden Sie den Vorfall der zuständigen Person.
Häufige Fragen zur Anwendung einer Agentur-Checkliste
Muss ich bei allen Vorgängen alle Punkte ausfüllen?
Nicht alle Kontrollen sind in gleicher Weise anwendbar. Markieren Sie die Punkte, die zutreffen, dokumentieren Sie, warum ein anderer Punkt nicht anwendbar ist, und ergänzen Sie Anforderungen entsprechend Standort, Immobilie, Kunde und interner Richtlinie.
Ersetzt die Checkliste das CRM?
Nein. Die Checkliste organisiert die Kontrolle; das CRM sollte Kontakte, Aktivitäten, Dokumente, Entscheidungen, Verantwortliche, Termine und nächste Schritte innerhalb der Agenturakte speichern.
Was mache ich, wenn der Kunde ein Dokument nicht vorlegt?
Erklären Sie, wofür es benötigt wird, wer es prüft und welcher Schritt dadurch blockiert wird. Dokumentieren Sie die Anfrage, setzen Sie einen Termin und bieten Sie eine gültige Alternative zur Beschaffung oder Überprüfung der Informationen an, sofern vorhanden.
Kann der Makler Steuern berechnen oder eine Belastung auslegen?
Er kann allgemeine Konzepte erläutern und Schätzungen koordinieren, muss jedoch die zugrunde liegenden Annahmen benennen und die konkrete Schlussfolgerung an einen Rechtsanwalt, Steuerberater, das Grundbuchamt, Notariat oder die zuständige Stelle verweisen.
Wie lässt sich vermeiden, dass die Checkliste den Verkauf verlangsamt?
Fordern Sie Informationen schrittweise an, verwenden Sie Vorlagen, weisen Sie Verantwortlichkeiten zu und bereiten Sie die Kontrollen vor, bevor sie dringend werden. Ziel ist es, unnötige Nacharbeit und späte Blockaden zu vermeiden, nicht zwecklose Bürokratie hinzuzufügen.
Nützliche offizielle Referenzen für das Verfahren
Professionelle Nutzung dieser Checkliste
Informations- und Arbeitsinhalt für Immobilienmakler. Ersetzt keine Rechts-, Steuer-, technische, Bank-, Notarberatung oder Beratung zur Geldwäscheprävention. Geldwäscheprävention. Vorschriften und Anforderungen können je nach autonomer Gemeinschaft, Gemeinde, Immobilientyp, Vorgang und Umständen der Parteien variieren. Passen Sie die Checkliste an das genehmigte Verfahren Ihrer Agentur an.